Επιστολές & Email

Μορφή επαγγελματικής επιστολής με παραδείγματα

Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων Ο τίτλος λέει:

Ashley Nicole DeLeon / The Balance

Μια επιχειρηματική επιστολή είναι ένα επίσημο έγγραφο που συχνά αποστέλλεται από μια εταιρεία σε άλλη ή από μια εταιρεία στους πελάτες, τους υπαλλήλους και τους ενδιαφερόμενους φορείς της, για παράδειγμα. Οι επαγγελματικές επιστολές χρησιμοποιούνται επίσης για επαγγελματική αλληλογραφία μεταξύ ατόμων.

Αν και το email έχει γίνει η πιο κοινή μορφή αλληλογραφίας, οι εκτυπωμένες επαγγελματικές επιστολές εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται για πολλούς σημαντικούς, σοβαρούς τύπους αλληλογραφίας, όπως συστατικές επιστολές , επαλήθευση απασχόλησης , προσφορές εργασιών , κι αλλα.

Η σύνταξη μιας αποτελεσματικής, εκλεπτυσμένης επαγγελματικής επιστολής μπορεί να είναι εύκολη υπόθεση, αρκεί να τηρείτε τους καθιερωμένους κανόνες για τη διάταξη και τη γλώσσα.

Συνειδητοποιήστε ότι ο παραλήπτης σας διαβάζει σημαντικό αριθμό αλληλογραφίας σε τακτική βάση και θα ευνοήσει καλά εκτελεσμένα γράμματα που δεν περιέχουν τυπογραφικά και γραμματικά λάθη.

Τι να συμπεριλάβετε στην επιστολή

Κάντε σαφή τον σκοπό της επιστολής σας με απλή και στοχευμένη γλώσσα, διατηρώντας την αρχική παράγραφο σύντομη. Μπορείτε να ξεκινήσετε με, γράφω σε αναφορά σε… και από εκεί, επικοινωνήστε μόνο ό,τι θέλετε να πείτε.

Οι επόμενες παράγραφοι θα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες που δίνουν στον αναγνώστη σας μια πλήρη κατανόηση του στόχου ή των στόχων σας, αλλά αποφύγετε τις περιστροφικές προτάσεις και τις άσκοπα μεγάλες λέξεις. Και πάλι, κρατήστε το συνοπτικό για να διατηρήσετε την προσοχή τους.

Εάν η πρόθεσή σας είναι να πείσετε τον παραλήπτη με κάποιο τρόπο, είτε πρόκειται να επενδύσει χρήματα, να σας δώσει μια αναφορά, να σας προσλάβει, να συνεργαστεί μαζί σας ή να διορθώσετε ένα πρόβλημα, δημιουργήστε μια συναρπαστική υπόθεση για τον σκοπό σας.

Εάν, για παράδειγμα, θέλετε ο αναγνώστης να χορηγεί μια φιλανθρωπική εκδήλωση, εντοπίστε τυχόν επικάλυψη με τους φιλανθρωπικούς στόχους της εταιρείας τους. Πείστε τον αναγνώστη ότι η βοήθεια σας θα ήταν αμοιβαία επωφελής και θα αυξήσετε τις πιθανότητές σας να κερδίσετε την υποστήριξή τους.

Ενότητες μιας επαγγελματικής επιστολής

Κάθε ενότητα της επιστολής σας θα πρέπει να ακολουθεί την κατάλληλη μορφή, ξεκινώντας από τα στοιχεία επικοινωνίας σας και αυτά του παραλήπτη σας. χαιρετισμός ; το σώμα της επιστολής· κλείσιμο; και τέλος την υπογραφή σου.

Τα στοιχεία επικοινωνίας σας

  • Το όνομα σου
  • Ο τίτλος της δουλειάς σου
  • Η εταιρεία σας
  • Η διεύθυνση σου
  • Πόλη, Πολιτεία Ταχυδρομικός κώδικας
  • Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
  • Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Η ημερομηνία

  • Η ημερομηνία που γράφετε την αλληλογραφία

Στοιχεία επικοινωνίας παραλήπτη

  • Το ονομα τους
  • Ο τίτλος τους
  • Η Εταιρεία τους
  • Διεύθυνση της Εταιρείας
  • Πόλη, Πολιτεία Ταχυδρομικός κώδικας

Ο Χαιρετισμός

  • Χρησιμοποιήστε το 'To Ποιον θα μπορούσε να αφορά , εάν δεν είστε σίγουροι σε ποιον απευθύνεστε.
  • Χρησιμοποιήστε το επίσημο χαιρετισμός Αγαπητέ κύριε/κα/Δρ. [Επώνυμο], εάν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη.
  • Χρησιμοποιήστε το Dear [First Name], μόνο εάν έχετε άτυπη σχέση με τον παραλήπτη.

Το σώμα

  • Χρησιμοποιήστε γραμμές μονού διαστήματος με πρόσθετο κενό μεταξύ κάθε παραγράφου, μετά τον χαιρετισμό και πάνω από το κλείσιμο.
  • Αριστερά δικαιολογήστε το γράμμα σας (στο αριστερό περιθώριο).

Χαιρετισμός κλεισίματος

Διατηρήστε την τελευταία παράγραφο σε δύο προτάσεις. Απλώς επαναλάβετε τον λόγο που γράψατε και ευχαριστήστε τον αναγνώστη που εξέτασε το αίτημά σας. Μερικές καλές επιλογές για εσάς κλείσιμο περιλαμβάνω:

  • Με εκτίμηση
  • Με εκτίμηση
  • Εγκάρδια
  • Με σεβασμό

Εάν η επιστολή σας είναι λιγότερο επίσημη, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε:

  • Τα καλύτερα
  • Καλύτερος
  • Σας ευχαριστώ
  • Χαιρετισμοί

Η υπογραφή σου

Γράψτε την υπογραφή σας ακριβώς κάτω από το κλείσιμό σας και αφήστε τέσσερα κενά μεταξύ του κλεισίματος και του πληκτρολογημένου πλήρους ονόματος, τίτλου, αριθμού τηλεφώνου, διεύθυνσης email και οποιωνδήποτε άλλων στοιχείων επικοινωνίας θέλετε να συμπεριλάβετε. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω μορφή:

Η χειρόγραφη υπογραφή σας

Δακτυλογραφημένο πλήρες όνομα
Τίτλος

Επεκτείνουν

Βεβαιωθείτε ότι δεν χάθηκε τίποτα

Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να Διορθώστε την αλληλογραφία σας δύο φορές και μετά ζητήστε από έναν συνάδελφο να το ελέγξει για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάθηκε τίποτα.

Πρότυπο επαγγελματικής επιστολής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείγμα επιχειρηματικής επιστολής ως μοντέλο και να κάνετε λήψη του προτύπου (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) για την παρακάτω έκδοση κειμένου.

δείγμα επαγγελματικής επιστολής

@ The Balance 2020

Κατεβάστε το πρότυπο Word

Δείγμα επιχειρηματικής επιστολής (έκδοση κειμένου)

Λίντα Λάου
North State University
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
linda.lau@email.com

5 Μαρτίου 2020

Όσκαρ Λι
Managing Editor
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Αγαπητέ κύριε Lee,

Θα ήθελα να σας προσκαλέσω να παρακολουθήσετε την επερχόμενη εκδήλωση δικτύωσης εργασίας του τμήματος Liberal Arts. Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί το απόγευμα της 1ης Μαΐου 2020. Θέλουμε να παρέχουμε στους ηλικιωμένους μας που αποφοιτούν την ευκαιρία να συναντήσουν ηγέτες επιχειρήσεων στην περιοχή που μπορεί να αναζητούν νέες προσλήψεις που κατέχουν πτυχία στις Liberal Arts.

Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί στο Cox Student Centre στο North State University και θα διαρκέσει περίπου δύο έως τρεις ώρες. Εάν ενδιαφέρεστε να παρευρεθείτε ή να στείλετε έναν εκπρόσωπο της εταιρείας για να συναντήσετε τους μαθητές μας, ενημερώστε με όσο το δυνατόν γρηγορότερα και μπορώ να κλείσω ένα τραπέζι για εσάς.

Ευχαριστώ για τον χρόνο σας και ελπίζω να σας ακούσω σύντομα.

Με σεβασμό,

( υπογραφή έντυπη επιστολή)

Λίντα Λάου
Πρόεδρος του Τμήματος Φιλελεύθερων Τεχνών

Επεκτείνουν

Παράδειγμα υπογραφής email

Εάν στέλνετε μια επιστολή μέσω email, η υπογραφή σας θα είναι ελαφρώς διαφορετική . Αντί να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην επικεφαλίδα της επιστολής, αναφέρετέ τα κάτω από την υπογραφή σας. Για παράδειγμα:

Αποστολή email Business Letter

Με εκτίμηση,

Ονομα επίθετο
Τίτλος
Η διεύθυνση σου
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Επεκτείνουν

Να είστε ξεκάθαροι γιατί στέλνετε το μήνυμα. Συμπεριλάβετε το θέμα για το οποίο γράφετε στη γραμμή θέματος του μηνύματος, ώστε ο αναγνώστης να είναι ξεκάθαρος ως προς το γιατί στέλνετε το μήνυμα.

Συμβουλές για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής

Ανασκόπηση δείγματα επιστολών , συμπεριλαμβανομένων συνοδευτικών επιστολών, ευχαριστήρια επιστολών συνέντευξης, επιστολών παρακολούθησης, επιστολών αποδοχής και απόρριψης εργασίας, επιστολών παραίτησης, επιστολών εκτίμησης και άλλα Δείγματα επιστολών που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και την απασχόληση και συμβουλές γραφής.