Διαχείριση Έργου

Εύκολα βήματα για να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό έργου

Επιχειρηματίας με ξηρό μαρκαδόρο διαγραφής που δημιουργεί έναν προϋπολογισμό έργου στην αίθουσα συνεδριάσεων

••• Εικόνες Ηρώων / Getty Images

Οι έμπειροι διαχειριστές έργων και όσοι εργάζονται σε μεγάλες εταιρείες θα έχουν λογισμικό και λογιστές για να τους βοηθήσουν να συντάξουν προϋπολογισμούς έργων. Τι γίνεται όμως αν δεν το κάνετε; Αν κοιτάτε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο ή ένα email από το δικό σας χορηγός προγράμματος ζητώντας σας να συγκεντρώσετε τα οικονομικά για το έργο, τότε αυτό το άρθρο είναι για εσάς.

Θα εξετάσουμε τα πέντε πράγματα που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε έναν βασικό προϋπολογισμό έργου.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα εργασιών σας

Πρώτα, πάρτε τη λίστα εργασιών του έργου σας. Μπορεί επίσης να έχετε μια δομή ανάλυσης εργασίας, και αν έχετε, είναι καλύτερο να τη χρησιμοποιήσετε. Αλλά μια λίστα εργασιών θα είναι αποτελεσματική εφόσον καλύπτει πλήρως όλα όσα πρέπει να κάνετε στο έργο.

Αν δεν έχετε λίστα εργασιών, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε. Γράψτε όλα όσα πρέπει να κάνετε και τα πράγματα που πρέπει να φτιάξετε, να φτιάξετε ή να ολοκληρώσετε πριν ολοκληρωθεί το έργο. Δεν χρειάζεται να έχει κάποια συγκεκριμένη σειρά, αλλά πρέπει να περιλαμβάνει τα πάντα.

Τελικά σε αυτό το βήμα, καταιγισμός ιδεών με την ομάδα του έργου σας, καθώς σίγουρα θα υπάρχει κάτι που έχετε ξεχάσει. Πολλά κεφάλια είναι καλύτερα από ένα!

Εκτίμηση κάθε στοιχείου

Τώρα διαβάστε τη λίστα σας και υπολογίστε την τιμή κάθε είδους. Για παράδειγμα, μια εργασία που λέει «διοργάνωσε συσκέψεις για να συζητήσει τις απαιτήσεις» μπορεί να περιλαμβάνει την προμήθεια και την πρόσληψη, την κράτηση των αιθουσών συσκέψεων ή την αγορά πόρων που χρειάζεσαι, όπως προβολέα ή μαρκαδόρους. Υπάρχει ένα κόστος που συνεπάγεται αυτό, οπότε λάβετε προσφορές για την ενοικίαση του δωματίου σας και τον άλλο εξοπλισμό και σημειώστε το.

Κάντε αυτό για όλα όσα περιλαμβάνονται στη λίστα εργασιών, ώστε να καταλήξετε με μια τιμή έναντι κάθε στοιχείου. Ορισμένες εργασίες έργου ενδέχεται να μην έχουν συνημμένη τιμή και αυτό είναι εντάξει.

Προσθέστε Εκτιμήσεις Μαζί

Στη συνέχεια, προσθέστε όλες τις εκτιμήσεις σας. Είναι πιο εύκολο να το κάνετε αυτό εάν δημιουργήσετε μια λίστα με στοιχεία σε ένα υπολογιστικό φύλλο, προσθέσετε το κόστος στην επόμενη στήλη και, στη συνέχεια, αθροίσετε τη στήλη στο κάτω μέρος. Αφήστε το υπολογιστικό φύλλο να κάνει τα μαθηματικά για εσάς! Γίνεται το υπολογιστικό φύλλο προϋπολογισμού σας.

Είναι καλή ιδέα να ομαδοποιήσετε και τα κόστη σας σε κατηγορίες, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε πού πηγαίνουν το μεγαλύτερο μέρος των χρημάτων. Χρησιμοποιήστε κατηγορίες όπως «Έναρξη έργου», «Υποδομή» ή «Εκπαίδευση» – επιλέξτε ομαδοποιήσεις που σημαίνουν κάτι στο πλαίσιο του έργου.

Προσθέστε έκτακτα περιστατικά και φόρους

Θα ήταν υπέροχο αν είχατε μια κρυστάλλινη σφαίρα και μπορούσατε να προβλέψετε αυτά τα κόστη με 100% ακρίβεια, αλλά πιθανότατα δεν αισθάνεστε σίγουροι για την ικανότητά σας να το κάνετε αυτό! Εδώ μπαίνει το ενδεχόμενο. Είναι ένα ταμείο χρημάτων που βασίζεται στο πόσο σίγουροι αισθάνεστε ότι έχετε τις σωστές εκτιμήσεις. Δεν σχετίζεται με κάποια συγκεκριμένη εργασία. Είναι ένα συνολικό «δοχείο έκτακτης ανάγκης» σε περίπτωση που κάνατε κάτι λάθος ή αφήσατε κάτι έξω κατά λάθος.

Εάν δεν ξέρετε πόσα απρόβλεπτα να προσθέσετε, επιλέξτε το 10% του συνόλου που δημιουργήσατε στο Βήμα Τρίτο. Είναι μια μη επιστημονική εκτίμηση που χρησιμοποιούν πολλοί διαχειριστές έργων και σας προσφέρει λίγη απορρόφηση του προϋπολογισμού σας σε περίπτωση που το χρειαστείτε.

Προσθέστε μια γραμμή στο υπολογιστικό φύλλο του προϋπολογισμού σας στο κάτω μέρος που λέει 'Εκτάκτο' και προσδιορίζει το ποσοστό που χρησιμοποιήσατε.

Μην ξεχάσετε να προσθέσετε τυχόν φόρο επί των πωλήσεων ή άλλους φόρους που δεν περιλαμβάνονται ήδη ρητά στις εκτιμήσεις μεμονωμένων στοιχείων γραμμής.

Προσθέστε τα όλα και αυτό είναι το τελικό ποσό του προϋπολογισμού σας.

Λάβετε Έγκριση

Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ζητήσετε από τον διευθυντή ή τον χορηγό του έργου σας να εγκρίνει τον προϋπολογισμό σας. Μιλήστε τους για το πώς το συναρμολογείτε και ποια στοιχεία συνθέτουν τον συνολικό προϋπολογισμό σας.

Αυτό είναι! Ο προϋπολογισμός έργου είναι μια βασική ικανότητα διαχείρισης έργου και αυτός ο οδηγός θα σας κάνει να ξεκινήσετε να δημιουργείτε έναν προϋπολογισμό έργου.