Επιστολές & Email

Παραδείγματα επιστολών και email εργαζομένων

Γυναίκα που προετοιμάζει την επαγγελματική αλληλογραφία

••• tdub303 / Getty Images

Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων

Ανεξάρτητα από το ποια είναι η δουλειά σας, θα χρειαστεί να αλληλογραφείτε επαγγελματικά με το αφεντικό, τους συναδέλφους, τα μέλη της ομάδας ή/και τους υπαλλήλους σας σε όλη τη διάρκεια της καριέρας σας.

Μερικές φορές αυτό περιλαμβάνει την αποστολή μιας φυσικής επιστολής. Σε άλλες περιπτώσεις, θα χρειαστεί μόνο ένα γρήγορο email.

Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τους βασικούς κανόνες για την αποστολή ευγενικών και επαγγελματικών επιστολών και email. Είναι πάντα σημαντικό να διατηρείτε την αλληλογραφία σας εστιασμένη στο θέμα για το οποίο γράφετε. Διορθώστε προσεκτικά και επεξεργαστείτε όλα όσα στέλνετε επίσης.

Δείτε τα παραδείγματα επιστολών και email παρακάτω. Χρησιμοποιήστε τα ως πρότυπα για να ξεκινήσετε τα δικά σας μηνύματα, φροντίζοντας να τα προσαρμόσετε στις περιστάσεις για τις οποίες γράφετε.

Συμβουλές για τη σύνταξη email και επιστολών εργαζομένων

Αποφασίστε για τη σωστή μέθοδο. Όταν αποφασίζετε αν θα στείλετε μια φυσική επιστολή ή ένα email, σκεφτείτε προσεκτικά την κατάσταση. Εάν ο χρόνος είναι καθοριστικός (για παράδειγμα, εάν αντιμετωπίζετε μια οικογενειακή έκτακτη ανάγκη και πρέπει να κάνετε ρεπό), το email είναι πιθανώς η καλύτερη επιλογή. Εάν ο χρόνος δεν είναι τόσο σημαντικός και θέλετε να είστε επίσημοι, μπορείτε να στείλετε ένα επίσημη επαγγελματική επιστολή .

Στείλτε το στα σωστά άτομα. Σκεφτείτε ποιος πρέπει να λάβει το μήνυμά σας. Εάν εγκαταλείπετε τη δουλειά σας ή απολύετε κάποιον, ίσως χρειαστεί να στείλετε το μήνυμα όχι μόνο στο συγκεκριμένο άτομο αλλά και σε κάποιον που ανήκει στο ανθρώπινο δυναμικό. Εάν στέλνετε ένα αποχαιρετιστήριο email στους συναδέλφους σας, σκεφτείτε να στείλετε μεμονωμένα μηνύματα σε κάθε άτομο.

Να είσαι πάντα επαγγελματίας. Ακόμα κι αν στέλνετε ένα γρήγορο μήνυμα, φροντίστε ο τόνος σας να είναι πάντα ευγενικός και επαγγελματικός. Αποφύγετε την αντιεπαγγελματική γλώσσα (όπως αργκό ή συντομογραφίες), emoji και γραμματοσειρές και μορφές που αποσπούν την προσοχή. Όταν το περιεχόμενο του μηνύματος σχετίζεται με επιχειρήσεις, χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό τόνο.

Συμπεριλάβετε έναν κατάλληλο χαιρετισμό και κλείσιμο. Είτε στέλνετε email είτε επιστολή, προσθέστε ένα επαγγελματικός χαιρετισμός που περιλαμβάνει το όνομα του ατόμου. Επίσης, συμπεριλάβετε α κλείσιμο και μια ευγενική υπογραφή. Εάν πρόκειται για email, συμπεριλάβετε ένα υπογραφή email με τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Εάν πρόκειται για γραπτή επιστολή, συμπεριλάβετε χειρόγραφη υπογραφή.

Κράτα το σύντομο. Κρατήστε το μήνυμά σας όσο το δυνατόν πιο σύντομο. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη εισαγωγή, όπως, ελπίζω η μέρα σας να πάει καλά. Στη συνέχεια, βουτήξτε γρήγορα στον λόγο που γράφετε. Συμπεριλάβετε μόνο τις βασικές πληροφορίες.

Το μήνυμα δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερο από μια σύντομη παράγραφο ή δύο (ειδικά αν πρόκειται για email). Εάν το κρατήσετε σύντομο, ο παραλήπτης θα είναι πιο πιθανό να το διαβάσει.

Επεξεργαστείτε και διορθώστε προσεκτικά. Πάντα διεξοδικά διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια το μήνυμά σας για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη πριν το στείλετε. Τα επαγγελματικά email πρέπει να είναι πάντα σαφή και ευανάγνωστα.

Μορφή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους υπαλλήλους

Το παρακάτω είναι ένα παράδειγμα της κατάλληλης μορφής για ένα επαγγελματικό email που συντάχθηκε από έναν διευθυντή σε μια ομάδα στην εργασία. Δείτε παρακάτω για παραδείγματα email εργαζομένων για διάφορες περιστάσεις.

Γραμμή θέματος: Αλλαγές Τμήματος

Αγαπητή ομάδα:

Καλημέρα. Υπάρχουν κάποιες συναρπαστικές αλλαγές που έρχονται στο τμήμα μας για τις οποίες θα ήθελα να σας ειδοποιήσω.

Λόγω της πρόσφατης εξαγοράς της XYZ Company από την ABC Inc., η εκτελεστική μας διοίκηση αποφάσισε ότι χρειάζεται κάποια αναδιάρθρωση του τμήματός μας, ώστε η μετάβασή μας μέσω αυτής της συγχώνευσης να είναι όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτη.

Αυτά είναι, γενικά, πολύ καλά νέα για όλους μας, καθώς θα έχουμε δέκα νέους αντιπροσώπους πωλήσεων – κάτι που θα ανακουφίσει την τρέχουσα κατάσταση υποστελέχωσης και θα μας προετοιμάσει για τις αυξημένες πωλήσεις που αναμένεται να προκαλέσει αυτή η συγχώνευση.

Προγραμματίζω μια συνάντηση του προσωπικού για αύριο από τις 12 μ.μ. έως τη 1 μ.μ. όπου θα περιγράψω τα βήματα αυτής της σημαντικής μετάβασης. θα προσφερθεί μεσημεριανό γεύμα. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου ανά πάσα στιγμή κατά τις επόμενες εβδομάδες για οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες.

Τις καλύτερες ευχές,

Τζούλι Άνταμς
Email: email@ABCinc.com
Τηλέφωνο: 555-555-1234

Επεκτείνουν

Δείγματα επιστολών και email που σχετίζονται με την εργασία

Για μια καλή δουλειά

Είναι πάντα υπέροχο να μεταδίδεις καλά νέα ή να συγχαίρεις συναδέλφους για τις επιτυχίες τους. Και, σε αντίθεση με τις προσωπικές ευχές, ένας συνάδελφος μπορεί να αποθηκεύσει ένα γράμμα ή ένα email για να το δει αργότερα. Με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτίμησης, μπορείτε ακόμη και να αντιγράψετε διαχειριστές και άλλους συναδέλφους για να διαδώσετε τα καλά νέα. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα που θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε σωστά τη διατύπωση:

Για μια δουλειά που δεν έγινε και τόσο καλά

Εάν πρέπει να δώσετε άσχημα νέα, είτε σε έναν υποψήφιο για εργασία είτε σε έναν υπάρχοντα υπάλληλο, αυτά τα δείγματα επιστολών θα σας βοηθήσουν να πλαισιώσετε το μήνυμά σας.

Όταν πρόκειται να γράψετε γράμματα με άσχημα νέα, μην θάβετε το μήνυμα. Βάλτε τις βασικές πληροφορίες στην πρώτη παράγραφο ή ακόμα και στην πρώτη πρόταση της επιστολής (π.χ. Δυστυχώς, δεν πήρατε αυτή τη δουλειά ,' ή ' Λόγω της ύφεσης των παραγγελιών, μειώνουμε τους μισθούς όλων των εργαζομένων κατά 10 τοις εκατό» ). Να είστε άμεσοι και ακριβείς στη διατύπωσή σας. Οι παραλήπτες θα πρέπει να είναι σε θέση να απορροφούν γρήγορα τις ειδήσεις.

Επιστολές στους εργοδότες

Εάν κάνετε αίτηση για μια νέα θέση εργασίας, αυτά τα παραδείγματα θα σας βοηθήσουν να συντάξετε ένα καλά διατυπωμένο αίτημα για αναφορά, συνέντευξη και πολλά άλλα. Αυτή η λίστα περιλαμβάνει επίσης τρόπους απόκρισης όταν μια εταιρεία σας κάνει μια προσφορά:

Για Προώθηση Εργασίας ή Μεταφορά

Ακολουθεί βοήθεια για όταν προσπαθείτε να πιάσετε μια νέα θέση στην εταιρεία στην οποία εργάζεστε, είτε θέλετε να προωθηθείτε είτε να μεταφερθείτε σε διαφορετικό ρόλο ή τοποθεσία:

Επιστολές σε αιτούντες εργασία

Ελέγξτε αυτά τα παραδείγματα επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται στους υποψηφίους κατά τη διαδικασία πρόσληψης:

Καλωσορίστε έναν νέο ή επανερχόμενο υπάλληλο

Είτε κάνετε μια αρχική προσφορά εργασίας είτε καλωσορίζετε έναν εργαζόμενο πίσω από μια εκτεταμένη άδεια, εδώ είναι μερικά δείγματα του τι μπορείτε να πείτε. Αυτού του είδους η επιστολή μπορεί πραγματικά να βοηθήσει στον καθορισμό του τόνου για τους νέους (ή τους επιστρέφοντες) υπαλλήλους και να κάνει τη μετάβασή τους στον χώρο εργασίας ομαλή.

Επιστολές Αίτησης Υπαλλήλων

Τι θέλετε από τον διευθυντή σας; Περισσότερα λεφτά? Μόνιμη θέση; Θα βρείτε τις κατάλληλες λέξεις για να ρωτήσετε σε αυτά τα δείγματα γραμμάτων:

Εργασία από το σπίτι αιτήματα

Όταν ζητάτε να εργαστείτε από το σπίτι σε τακτική ή προσωρινή βάση, πρέπει να μεταφέρετε ακριβώς αυτό που θέλετε, καθώς και πώς αυτή η αλλαγή μπορεί να ωφελήσει την εταιρεία. Αυτά τα παραδείγματα σας δείχνουν πώς:

Όταν έχεις χάσει τη δουλειά σου

Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εξηγήσετε γιατί δεν μπήκατε στο γραφείο, είτε λόγω ασθένειας, έκτακτης ανάγκης ή απλώς ύπνου με το ξυπνητήρι.

Όταν αφήνετε τη δουλειά σας

Αυτά τα παραδείγματα σας έχουν καλύψει, από το να υποβάλετε την παραίτησή σας μέχρι να αποχαιρετήσετε τους συναδέλφους σας.

Να θυμάστε: Ανεξάρτητα από το πώς αισθάνεστε για την εταιρεία που φεύγετε, να είστε ευγενικοί και ευγενικοί στο αποχαιρετιστήριο μήνυμά σας.

Όταν ο Υπάλληλός σας Φεύγει

Δείτε πώς μπορείτε να αποδεχτείτε επίσημα μια παραίτηση και να γράψετε μια αναφορά για έναν πρώην υπάλληλο ή συνάδελφο. Σας δείχνουμε επίσης πώς να επαληθεύσετε ότι ένας νυν ή πρώην υπάλληλος απασχολήθηκε στην εταιρεία σας.

Email και επιστολές για δύσκολες καταστάσεις

Αυτά τα παραδείγματα θα βοηθήσουν όταν η εύρεση των σωστών λέξεων είναι ιδιαίτερα δύσκολη:

Βασικά Takeaways

Εστιάστε στο γράμμα σας. Όλοι λαμβάνουν πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως κρατήστε τα μηνύματα που στέλνετε εστιασμένα και συνοπτικά.

Κρατήστε το επαγγελματικό. Όταν γράφετε αλληλογραφία που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις, κρατήστε την πάντα επαγγελματική, ακόμα κι αν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη.

Διόρθωση και ορθογραφικός έλεγχος. Διορθώστε προσεκτικά και ελέγξτε ορθογραφικά όλες τις επιστολές και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας προτού κάνετε κλικ στην αποστολή.