Διαχείριση Έργου

Πώς να διαχειριστείτε τις αλλαγές στα έργα

Διατηρήστε τη Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών Έργου προς τα εμπρός

Γυναίκα που εργάζεται στο γραφείο της, αναπτύσσοντας μια στρατηγική για τη διαχείριση της αλλαγής σε ένα έργο.

•••

Reza Estakhrian / Stone / Getty Images

Οι διαχειριστές έργων αφιερώνουν πολύ χρόνο στην παραγωγή σχεδίων και στον καθορισμό των στόχων της ομάδας. Οι χορηγοί, τα ενδιαφερόμενα μέρη και οι ομάδες αφιερώνουν στη συνέχεια πολύ χρόνο κάνοντας αλλαγές στο εύρος της εργασίας και στη διαδικασία διάθεσης. Έχοντας ένα σαφές, εύκολο διαδικασία διαχείρισης αλλαγών στη θέση του και το σταθερό βλέμμα στην ευρύτερη εικόνα, ακόμη και όταν ορισμένες από τις λεπτομέρειες αλλάζουν, βοηθάει πολύ στο να διατηρήσετε το έργο προς τα εμπρός και να σας επιτρέψει να διατηρήσετε την ψυχραιμία σας.

Αποδεχτείτε ότι η αλλαγή συμβαίνει

Οι αλλαγές συμβαίνουν σχεδόν σε κάθε σημείο του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργου. Αναγνωρίζοντας ότι οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες - πράγματι, συχνά ωφέλιμες - μέρη της διαδικασίας επιτρέπει στους καλύτερους διαχειριστές έργων να υιοθετήσουν πιο ευέλικτες προσεγγίσεις στο σχεδιασμό και την εκτέλεση. Η ύπαρξη στρατηγικών για την αποτελεσματική αντιμετώπιση των αλλαγών καθώς συμβαίνουν είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να κρατήσετε τα μάτια όλων στο βραβείο, ακόμη και ενόψει αυτού που μερικές φορές μπορεί να φαίνεται συνεχείς αλλαγές κατεύθυνσης.

Μια καθορισμένη, δομημένη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών είναι ο οδηγός εκτέλεσης. «Βίβλος» της στρατηγικής σας. Θα καθορίσει, για εσάς, τον καλύτερο τρόπο για να ανταποκριθείτε ως ηγέτης σε προτάσεις — ακόμη και απαιτήσεις — για αλλαγή στη διαδικασία ανάπτυξης. Θα σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε, με χάρη και με σιγουριά, μερικές φορές επίμαχα τοπία συνεργασίας προς την επίτευξη των τελικών στόχων όλων των μερών.

Η Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών

Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μοιάζει με αυτό:

  • Λήψη αιτήματος/αίτησης για αλλαγή στη διαδικασία στο έργο
  • Αξιολογήστε το αίτημα/αίτηση αλλαγής με έμφαση στον προϋπολογισμό του έργου σχετικά με:
    • υλικά
    • τυχόν σχετικές απαιτήσεις άδειας
    • εργατοώρες
    • χρόνος χαμένος/κερδισμένος
  • Προετοιμάστε και παρουσιάστε στους μετόχους του έργου/σύνδεσμο τις συστάσεις σας για το πώς να προχωρήσετε σε σχέση με τα αιτήματα
  • Λάβετε έγκριση απόφασης μετόχου ή απόρριψη να προχωρήσετε

Ας δούμε καθένα από αυτά τα βήματα με τη σειρά:

Λάβετε Αίτημα/Αίτηση για Αλλαγή σε Διαδικασία στο Έργο

Θα λάβετε ένα αίτημα να αλλάξετε το έργο με εκατοντάδες διαφορετικούς τρόπους: σε μια συνάντηση, μέσω email, στο τηλέφωνο, στο διάδρομο καθώς βγαίνετε βιαστικά από το γραφείο το βράδυ. Στην ιδανική περίπτωση, θα λάβετε τις πληροφορίες σε μια φόρμα αιτήματος αλλαγής, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε ότι στην πραγματική ζωή πολλοί σημαντικοί ενδιαφερόμενοι πιστεύουν ότι η ολοκλήρωση αυτού του είδους της γραφειοκρατίας είναι δουλειά του διαχειριστή έργου — και στην εταιρεία σας, μπορεί να είναι.

Το πρότυπο αιτήματος αλλαγής έργου (περισσότερα σε ένα λεπτό) θα πρέπει να αποτυπώνει με ακρίβεια και συνοπτικά όλες τις λεπτομέρειες του αιτήματος, όσο ανεπίσημα κι αν φτάνουν σε εσάς. Μόλις νιώσετε ότι όλες οι λεπτομέρειες έχουν καταγραφεί με ακρίβεια, περάστε τη φόρμα πέρα ​​από τον εκκινητή για να επαληθεύσετε ότι όλα τα σημεία έχουν αντιμετωπιστεί πλήρως.

Να θυμάστε ότι οι αλλαγές μπορεί επίσης να αφορούν την εξάσκηση. Μην υποθέτετε πάντα ότι οι αλλαγές θα σχετίζονται με την εκτέλεση εργασίας. Η διαδικασία είναι η ίδια ανεξάρτητα από το αν αυξάνετε ή μειώνετε το εύρος του έργου.

Πραγματοποιήστε Αξιολόγηση Αλλαγών

Δείτε αναλυτικά το αίτημα αλλαγής. Θα αξιολογήσετε τον αντίκτυπο σε:

  • Πρόγραμμα
  • Τεκμηρίωση
  • Δουλειά που έχει γίνει μέχρι σήμερα και δουλειά ακόμα
  • Προϋπολογισμός
  • Μέτρα ποιότητας
  • Πεδίο εφαρμογής
  • Διαθεσιμότητα πόρων

Για παράδειγμα, μια αλλαγή λογισμικού μπορεί να εκτιμηθεί σε πέντε ημέρες. Αυτό δεν θα πρόσθετε απλώς πέντε ημέρες στο χρονοδιάγραμμα, επειδή θα ωθούσε μια άλλη εργασία και θα την μετακινούσε σε ένα χρονικό πλαίσιο όπου ο βασικός πόρος είναι σε διακοπές. Αυτή η εργασία θα πρέπει επίσης να μετακινηθεί, επομένως συνολικά αυτή η αλλαγή θα προσθέσει οκτώ ημέρες στο πρόγραμμα. Θα κόστιζε 5.000 $ για να το κάνουμε και οι επιπλέον οκτώ ημέρες μας ωθούν σε άλλον έναν μήνα με τη σύμβαση προμηθευτή, επομένως υπάρχουν και έξοδα που πρέπει να λάβουμε υπόψη και εκεί. Η ποιότητα παραμένει ίδια, αλλά το πεδίο εφαρμογής αλλάζει για να ενσωματωθεί η νέα αλλαγή.Όλη η σχετική τεκμηρίωση θα πρέπει να ενημερωθεί, συμπεριλαμβανομένων το σχέδιο του έργου και εκπαιδευτικά εγχειρίδια, τα οποία έχουν ήδη ξεκινήσει.

Στη μεγάλη εικόνα λοιπόν, μια απλή αλλαγή πέντε ημερών έχει ηχηρά αποτελέσματα. Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη όλους τους σχετικούς παράγοντες πριν λάβετε μια απόφαση εφαρμογής, καθώς η πλήρης εικόνα μπορεί να αλλάξει το αποτέλεσμα.

Προετοιμασία και Παρουσίαση Προτάσεων

Έχοντας κατανοήσει πλήρως τον αντίκτυπο της ζητούμενης αλλαγής ή αλλαγών, παρουσιάστε τις συστάσεις σας σχετικά με τη βιωσιμότητα της αλλαγής.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι αλλαγές δεν θα εφαρμοστούν επειδή το αντιληπτό όφελος θα είναι μικρότερο από το κόστος. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να βρεθεί αρκετό όφελος για να αντισταθμίσει το κόστος της πρόσθετης εργασίας. Άλλες περιπτώσεις, ωστόσο, θα αποδειχθεί ότι οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες και πέρα ​​από τον έλεγχό σας, ανεξάρτητα από αρνητικές επιπτώσεις, που προκύπτουν από ζητήματα κανονιστικών ρυθμίσεων ή συμμόρφωσης ή εσωτερικά ζητήματα όπως η οργανωτική αναδιάρθρωση.

Η απόφαση

Για μικρές αλλαγές που εμπίπτουν στο όριο εξουσιοδότησής σας, η απόφαση για την αποδοχή ή την απόρριψη των αλλαγών εξαρτάται από εσάς (με τη σωστή συμβολή από την ομάδα). Οτιδήποτε μεγαλύτερο θα πρέπει να εγκριθεί από τον χορηγό ή το συμβούλιο του έργου. Οι όροι για το τι εμπίπτει σε ποια κατηγορία γενικά διατυπώνονται με σαφήνεια στην αρχή οποιουδήποτε έργου.

Ανεξάρτητα από το αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να κρατάτε ενήμερους όλους όσοι συμμετέχουν στη διαδικασία. Η αποξένωση των μελών της ομάδας σε οποιοδήποτε σημείο της ανάπτυξης μπορεί να κοστίσει την ακεραιότητα ολόκληρου του έργου, καθώς και οποιεσδήποτε μελλοντικές συνεργασίες.

Εργαλεία διαχείρισης αλλαγών

Ένας αριθμός εργαλείων διαχείρισης αλλαγών έχει αναπτυχθεί για να γίνει αυτή η διαδικασία ευκολότερη και πιο βελτιωμένη. Κεντρικό στοιχείο σε κάθε εργαλειοθήκη διαχείρισης αλλαγών θα πρέπει να είναι:

  • Μια λίστα ελέγχου ή ένας χάρτης διεργασιών που περιγράφουν τα κατάλληλα βήματα για την αλλαγή του πεδίου εφαρμογής του έργου
  • Μια φόρμα αιτήματος αλλαγής προτύπου ( Σημείωση : Εάν τα έργα σας λειτουργούν στο διαδίκτυο από μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας, είναι καλή ιδέα να συμπεριληφθεί αυτή η φόρμα στη λίστα των εγγράφων σας)

Ανάπτυξη φόρμας αιτήματος αλλαγής έργου

Η φόρμα αίτησης αλλαγής έργου θα πρέπει να περιλαμβάνει:

  • Το όνομα του ατόμου που ζητά την αλλαγή (ο «αιτητής»).
  • Ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως ένας αριθμός αλλαγής (μπορείτε να τον προσθέσετε αργότερα, καθώς είναι απίθανο κάποιο από τα άτομα που υποβάλλουν το αίτημα και χρησιμοποιούν τη φόρμα να γνωρίζουν τι να εισαγάγουν εδώ).
  • Περιγραφή της προτεινόμενης αλλαγής, με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες.
  • Η κατηγορία της αλλαγής. Στην ιδανική περίπτωση, οι αιτούντες θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν από μια προσυμπληρωμένη κατηγορία για αυτήν την ενότητα, ώστε να πρέπει μόνο να σημειώσουν το πλαίσιο. Αυτό είναι ένα καλό μέρος για να σημειώσετε εάν ένα αίτημα αλλαγής σχετίζεται με κανονισμούς ή εσωτερική συμμόρφωση — εάν είναι (πραγματικά), μπορείτε να παρακάμψετε πολλά από τα βήματα σχεδιασμού και αξιολόγησης και απλώς να συνεχίσετε με αυτό.
  • Το «γιατί» της αλλαγής. Ποια είναι η αιτιολόγηση της εφαρμογής του; Γιατί το θέλει ο αιτών;
  • Πιθανός αντίκτυπος της προτεινόμενης αλλαγής σε διάφορα στοιχεία του έργου, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου, του κόστους, της ποιότητας και του πεδίου εφαρμογής. Ο αιτών μπορεί να μην έχει όλες τις λεπτομέρειες, επομένως μπορεί να χρειαστεί τη βοήθειά σας για τη συμπλήρωση αυτών των κενών μέσω του βήματος αξιολόγησης της αλλαγής. Το ελάχιστο που αναζητάτε σε αυτό το σημείο είναι η διευκρίνιση σχετικά με το αν μπορεί να αυξήσει, να μειώσει ή να αλλάξει τις υπάρχουσες παραμέτρους του έργου.

Οι φόρμες αιτημάτων αλλαγής θα πρέπει να στρογγυλοποιούνται με χώρο για λεπτομέρειες που μπορείτε να συμπληρώσετε καθώς η αλλαγή συζητείται περαιτέρω. Ένα πρότυπο πρέπει επίσης να περιλαμβάνει χώρο για:

  • Αλλαγή απόφασης: Αποδοχή, Απόρριψη ή Αναβολή
  • Το όνομα του ατόμου που λαμβάνει την απόφαση (ή της ομάδας) συν την ημερομηνία λήψης της απόφασης και τυχόν πρόσθετα σχόλια.

Αλλαγές και Διαχείριση Πεδίου Έργου

Διαχείριση αντικειμένου έργου είναι η διαδικασία που φιλτράρει και βελτιώνει τις διακρίσεις μεταξύ του τι είναι απαραίτητο για την επιτυχή εκτέλεση ενός έργου και τι δεν είναι. Όταν λαμβάνονται αιτήματα αλλαγής έργου, είναι απαραίτητο να εξετάσετε πώς αυτές οι αλλαγές μπορεί να επηρεάσουν το έργο συνολικά. Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών σας βοηθά να βελτιώσετε και να προσδιορίσετε εντός του πλαισίου γιατί μια αλλαγή είναι ή δεν είναι πρακτική ή απαραίτητη.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Οδηγός PMBOK) – Έκτη Έκδοση Αξίζει να αναφερθεί η διαχείριση αλλαγών έργων κάλυψης επειδή δεν είναι τόσο διαισθητική όσο νομίζετε. Ο «Οδηγός PMBOK» περιλαμβάνει εξαιρετικές οδηγίες εκκίνησης με τη μορφή μιας διαδικασίας που ονομάζεται «Πεδίο Ελέγχου» στην ενότητα Διαχείριση Πεδίου Έργου. Ωστόσο, η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών στα έργα πρέπει να αντιμετωπίζεται με πιο ολοκληρωμένο τρόπο, και αυτό αντικατοπτρίζεται στο κείμενο. Οι χρήστες του 'Οδηγού PMBOK' θα πρέπει επίσης να ανατρέξουν στο Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγής διαδικασία καθώς ορίζει ξεκάθαρα πώς όλα συνδέονται μεταξύ τους στο ευρύτερο τοπίο.

Για τους σκοπούς να γίνει PMP , είναι σημαντικό να κατανοήσετε πώς ο 'Οδηγός PMBOK' καλύπτει τη διαχείριση αλλαγών, καθώς θα είναι μέρος της εξέτασής σας. Αλλά να έχετε κατά νου ότι η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που θα χρησιμοποιήσετε πραγματικά σε έργα πρέπει να είναι ενσωματωμένη, εύκολη στην παρακολούθηση και πρακτική.

Οδηγήστε την ομάδα σας μέσα από τη διαδικασία αλλαγής

Η ομάδα έργου είναι κρίσιμης σημασίας για την επιτυχία οποιουδήποτε έργου, επομένως βοηθάει να συμμετέχουν ενεργά κατά τη διαχείριση αλλαγών στη διαδικασία.

Ακολουθούν πέντε τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να συμβιβαστεί γρήγορα με τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών έργου:

1. Να είστε ανοιχτοί σε αλλαγές. Ενημερώστε την ομάδα σας ότι αναμένεται αλλαγή στα έργα.

2. Να είστε ανοιχτοί σχετικά με τη διαδικασία. Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που συζητείται εδώ δεν έρχεται φυσικά σε όλους. Τα περισσότερα μέλη της ομάδας δεν θα ξέρουν τι αναμένεται από αυτά μέχρι να ενημερωθούν. Οργανώστε μια ενημέρωση για να προχωρήσετε στη διαδικασία μαζί τους και αφήστε τον καθένα να γνωρίζει ποιος είναι ο ρόλος του στην εκτέλεσή του.

3. Κάντε το εύκολο. Η αλλαγή του έργου είναι συχνά, στην καλύτερη περίπτωση, ελεγχόμενο χάος. Τα βήματα που κάνετε για να πλοηγηθείτε με επιτυχία ορίστε την ικανότητά σας ως διαχειριστή έργου . Η ομάδα σας μπορεί να βρει ανησυχητικές αλλαγές — ιδιαίτερα μεγάλες ή εκείνες που αντιστρέφουν αποφάσεις που από καιρό πιστεύεται ότι έχουν διευθετηθεί και εμπόδια που θεωρούνται ότι έχουν ξεπεραστεί εδώ και καιρό. Το χρονοδιάγραμμα είναι λάθος, ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι διαφορετικός, οι απαιτήσεις είναι σίγουρα διαφορετικές.

Η ομάδα σας προσβλέπει σε εσάς για καθοδήγηση και σταθεροποίηση. Κάντε τη διαδικασία όσο το δυνατόν πιο εύκολη για αυτούς.

4. Να είστε εκεί για να βοηθήσετε. Ένας νέος τρόπος εργασίας απαιτεί χρόνο για να ενσωματωθεί με επιτυχία. Εάν στο παρελθόν είχατε διαχειριστεί την αλλαγή του έργου με άτυπο τρόπο (ή καθόλου), τότε η αλλαγή σε μια επίσημη διαδικασία μπορεί να πάρει λίγο χρόνο για να γίνει «ο τρόπος που κάνουμε τα πράγματα εδώ γύρω». Ενημερώστε την ομάδα ότι είστε εκεί για να τη βοηθήσετε εάν χρειαστεί να σας ξεπεράσει κάτι.

5. Μη φοβάστε να πείτε όχι. Δεν είναι όλες οι αλλαγές λογικές προτάσεις. Ενημερώστε την ομάδα σας ότι εάν αισθάνεται έντονα ότι μια αλλαγή δεν είναι η σωστή για το έργο αυτή τη στιγμή, θα σταθείτε δίπλα της σε αυτήν τη συνομιλία με τον αιτούντα αλλαγή.

Η αποτυχία στην αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής είναι ο κύριος τρόπος με τους οποίους μπορεί να εκτροχιαστεί εντελώς ένα έργο, γι' αυτό προσέξτε. Οπλισμένοι με τις σωστές πληροφορίες και διαδικασίες, οι αλλαγές του έργου μπορούν να αντιμετωπιστούν με ελεγχόμενο, έξυπνο και ευεργετικό τρόπο για όλους τους εμπλεκόμενους.