Αναζήτηση Εργασίας

Πώς να ξεκινήσετε μια επιστολή με επαγγελματικά παραδείγματα χαιρετισμού

Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων Η εικόνα δείχνει ένα ζευγάρι χέρια που γράφουν σε δύο κομμάτια χαρτιού. Ο τίτλος λέει:

Melissa Ling / The Balance

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε ένα γράμμα; Όταν γράφετε μια επιστολή για επαγγελματικούς σκοπούς, είναι απαραίτητος ένας κατάλληλος χαιρετισμός. Ο χαιρετισμός σας καθορίζει τον τόνο για την επιστολή ή το email σας και αποτελεί ένδειξη της γραπτής σας δεξιότητες επικοινωνίας .

Επιλογές για την έναρξη μιας επιστολής

Όταν αποφασίζει ποιον χαιρετισμό να χρησιμοποιήσω , θα πρέπει να εξετάσετε εάν και πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο. Η απάντηση θα καθορίσει πώς θα ξεκινήσετε το γράμμα σας. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε έναν επίσημο και επαγγελματικό χαιρετισμό όταν δεν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη της επιστολής ή του email σας.

Προσωπικοί Χαιρετισμοί

Πότε να χρησιμοποιήσετε το μικρό όνομα ενός ατόμου: Εάν γράφετε σε κάποιον με επαγγελματική ιδιότητα που γνωρίζετε προσωπικά εδώ και πολλά χρόνια, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε μόνο το μικρό του όνομα.

Επαγγελματικοί χαιρετισμοί

Πότε να χρησιμοποιήσετε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό: Αν δεν γνωρίζεις καλά το άτομο, είναι καλύτερο να το χρησιμοποιήσετε Ο κύριος, η κα ή ο Δρ. ως ένα κατάλληλη επαγγελματική επιστολή χαιρετισμού . Εάν έχετε οποιεσδήποτε αμφιβολίες σχετικά με τον χαιρετισμό που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε, να είστε προσεκτικοί και να χρησιμοποιείτε το πιο επίσημο στυλ απεύθυνσης.

Χρησιμοποιήστε έναν Επίσημο Χαιρετισμό

Κρατήστε το επίσημο: Προσπαθήστε να αποφύγετε τον πειρασμό να ξεκινήσετε την επαγγελματική σας επιστολή με ανεπίσημους χαιρετισμούς όπως «Γεια», «Χαιρετίσματα», «Γεια σας» ή «Καλημέρα» εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του υπεύθυνου επικοινωνίας σας.

Αν και αυτοί οι άτυποι χαιρετισμοί είναι κατάλληλοι για περιστασιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φίλους ή ακόμα και για πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να στείλετε σε ομάδες ατόμων, σε μια επαγγελματική επιστολή θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε έναν προσωπικό χαιρετισμό είτε με όνομα ή/και επώνυμο ('Αγαπητέ Mr. Doe) ή τίτλο εργασίας («Αγαπητέ Διευθυντή προσλήψεων»).

Φροντίστε πάντα να ελέγχετε ξανά την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη. Διαφορετικά, θα έχετε κακή εντύπωση από την αρχή της επιστολής σας.

Σημεία στίξης

Θυμηθείτε επίσης να συμπεριλάβετε την περίοδο μετά το 'Mr.' και «Κυρία». και ακολουθήστε τον χαιρετισμό σας με άνω και κάτω τελεία (π.χ. 'Αγαπητή κυρία Doe:').

Παραδείγματα επαγγελματικών χαιρετισμών επιστολών

Όλοι αυτοί οι χαιρετισμοί είναι κατάλληλοι για επαγγελματικές επικοινωνίες.

Όταν γνωρίζεις καλά το άτομο:

  • Αγαπητή Σίντι
  • γεια σου Πέτρο
  • Γεια σου Μπομπ

Όταν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου:

  • Αγαπητέ κύριε/κα. Επίθετο; π.χ., αγαπητέ κύριε Dolan ή αγαπητή κυρία Μπάτλερ
  • Αγαπητέ κύριε/κα. Ονομα επίθετο; π.χ., Αγαπητέ κύριε Μάρτιν Χέινς ή Αγαπητή κα Melissa Tandor
  • Αγαπητέ Όνομα Επώνυμο. π.χ., Αγαπητέ Michael Cairns

Όταν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου:
Όταν έχετε όνομα αλλά δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ατόμου στο οποίο γράφετε, είναι αποδεκτό να αφήσετε έξω το τιμητικό και να χρησιμοποιήσετε μόνο το όνομα και το επίθετο. Για παράδειγμα:

  • Αγαπητέ Robin Miller
  • Αγαπητέ Jamieson Cavanaugh

Προσπαθήστε να βρείτε ένα άτομο επικοινωνίας

Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε ένα όνομα επαφής όταν γράφετε. Αυτό κάνει την επιστολή σας πιο προσωπική και δημιουργεί μια άμεση σχέση με τον αναγνώστη. Εάν δεν έχετε όνομα επαφής, κάντε κάποια έρευνα για να το μάθετε στο κατάλληλο άτομο για να απευθύνετε την επιστολή σας .

Δεν χρειάζεται πολύς επιπλέον χρόνος για να προσπαθήσετε να βρείτε ένα όνομα και το συναίσθημα που μεταφέρει αξίζει τον κόπο. Αξίζει να το δοκιμάσετε, ακόμα κι αν δεν πετύχετε.

Μερικές φορές το όνομα θα εμφανίζεται στον ιστότοπο της εταιρείας ή ίσως μπορείτε να βρείτε το κατάλληλο άτομο στο LinkedIn. Ίσως κάποιος από τους συναδέλφους ή τις επαφές σας γνωρίζει ποιος μπορεί να είναι το κατάλληλο άτομο. Μπορείτε επίσης να τηλεφωνήσετε στο γραφείο του αγνώστου στο οποίο γράφετε και να ρωτήσετε τη ρεσεψιονίστ για το όνομα εξηγώντας τον λόγο που τηλεφωνήσατε.

Για παράδειγμα: «Κάνω αίτηση για δουλειά στην εταιρεία σας. Μπορείτε, παρακαλώ, να μου πείτε το όνομα του Διευθυντή Προσλήψεών σας ώστε να ξέρω σε ποιον να απευθύνομαι απευθυνθείτε στη συνοδευτική επιστολή μου ?'

Όταν δεν έχεις άτομο επικοινωνίας

Μερικές φορές, παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, απλά δεν μπορείτε να βρείτε ένα όνομα στο οποίο να απευθύνετε την επιστολή σας. Σε αυτήν την περίπτωση, έχετε μια ποικιλία επιλογών, οι οποίες είναι όλες επαγγελματικές και κατάλληλες.

Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε σχετικά με το πού στέλνετε την επιστολή, τόσο το καλύτερο. (Για παράδειγμα, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας ή ο διευθυντής του τμήματος που σχετίζεται με το ερώτημά σας.) Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε μια πιο στοχευμένη επιλογή όταν επιλέγετε τον χαιρετισμό σας.

Εάν δεν έχετε άτομο επικοινωνίας, υπάρχουν διάφορες επιλογές για να διαλέξετε:

  • Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
  • Αγαπητέ Διευθυντή Ανθρώπινου Δυναμικού
  • Αγαπητή ομάδα προσλήψεων
  • Αγαπητέ Υπεύθυνη Προσλήψεων [Επωνυμία Εταιρείας]. π.χ., Αγαπητέ Υπεύθυνο προσλήψεων της εταιρείας ABC
  • Αγαπητέ [Department Name] Recruiter. π.χ., Αγαπητέ Υποστήριξη IT Recruiter
  • Αγαπητή ομάδα [Όνομα Τμήματος]. π.χ., Αγαπητέ Υπεύθυνο Προσλήψεων Προϊόντων
  • Χαιρετίσματα
  • Αγαπητέ κύριε ή κυρία (αυτό είναι ξεπερασμένο, οπότε αποφύγετε αν είναι δυνατόν)
  • Προς κάθε ενδιαφερόμενο (χρησιμοποιήστε εάν δεν έχετε άλλες εφαρμόσιμες επιλογές)

Χαιρετισμούς προς Αποφυγή

Οι παρακάτω χαιρετισμοί δεν είναι κατάλληλοι για επίσημες επιστολές ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  • Καλή μέρα
  • Καλημέρα ή απόγευμα (δεν ξέρετε πότε θα λάβουν το γράμμα ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
  • γεια
  • Γεια σου
  • Γεια σου
  • Γεια σου

Συμβουλές για τη σύνταξη και την αποστολή επιστολής

Χαιρετισμός

Ξεκινήστε την επιστολή σας με έναν κατάλληλο χαιρετισμό, όπως αναφέρεται παραπάνω.

Πρώτη παράγραφος

Μετά τον χαιρετισμό σας, ξεκινήστε την πρώτη σας παράγραφο, η οποία είναι συνήθως μια εισαγωγή που επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει ποιος είστε και για τι γράφετε. Εάν έχετε έναν κοινό γνωστό που σας παρέπεμψε στον αναγνώστη, θα πρέπει αναφέρετέ τα αυτή τη στιγμή .

Σώμα της επιστολής

Το σώμα της επιστολής σας αποτελείται συνήθως από μια ή δύο παραγράφους κειμένου. Εδώ, μπορείτε να αναλύσετε το θέμα της επιστολής σας και να παρέχετε υποστηρικτικές λεπτομέρειες για το θέμα.

Θα θέλετε να το κρατήσετε συνοπτικό και σχετικό με το άτομο και το θέμα.

Να είστε προσεκτικοί, αλλά μην επαναλαμβάνεστε και μην συνεχίζετε για ασήμαντες λεπτομέρειες.

συμπέρασμα

Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να συνοψίσετε την επιστολή σας. Η περίληψή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα ευχαριστώ στο άτομο για τον χρόνο και την προσοχή του/της. Εάν σκοπεύετε να συνεχίσετε αργότερα, μπορείτε επίσης να δώσετε λεπτομέρειες για το πότε και πώς θα επικοινωνήσετε μαζί του.

Επιλογές κλεισίματος

Τελειώστε το επαγγελματική επιστολή με κλείσιμο , όπως 'Με εκτίμηση' ή 'Με εκτίμηση'. Εάν σκοπεύετε να στείλετε την επιστολή με ταχυδρομική υπηρεσία, η υπογραφή σας θα πρέπει να ακολουθείται από το πληκτρολογημένο όνομά σας.

Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το όνομα που πληκτρολογήσατε θα πρέπει να ακολουθείται από τα στοιχεία επικοινωνίας σας, τα οποία μπορείτε να πληκτρολογήσετε μη αυτόματα ή να το κάνετε αυτόματα για εσάς. Εδώ είναι πώς να ρυθμίσετε μια αυτόματη υπογραφή email .

Βασικά Takeaways

ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΕΝΑΝ ΕΠΙΣΗΜΟ ΧΑΙΡΕΤΙΣΜΟ: Όταν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο στο οποίο γράφετε, μην χρησιμοποιείτε έναν περιστασιακό χαιρετισμό.

ΠΡΟΣΠΑΘΗΣΤΕ ΝΑ ΒΡΕΙΤΕ ΑΤΟΜΟ ΕΠΑΦΗΣ: Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα άτομο επικοινωνίας, είναι καλό να χρησιμοποιήσετε έναν γενικό χαιρετισμό.

ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΤΕ ΤΗΝ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Ή ΤΟ EMAIL ΣΑΣ: Όταν στέλνετε επαγγελματική αλληλογραφία, είναι σημαντικό να διορθώσετε προσεκτικά το έγγραφό σας πριν το στείλετε.