Αναζήτηση Εργασίας

Πώς να γράψετε και να στείλετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Email marketing

••• Bhavesh1988 / Getty Images

Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων

Είτε αναζητάτε εργασία, είτε κάνετε νέες συνδέσεις δικτύωσης ή απλά προσπαθείτε να διαπρέψετε στην τρέχουσα εργασία σας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να γράφετε και να στέλνετε επαγγελματικά μηνύματα email.

Αυτό μπορεί να είναι πιο δύσκολο από όσο ακούγεται. Πολλοί επαγγελματίες έχουν συνηθίσει σε μια πολύ περιστασιακή προσέγγιση του email στην προσωπική τους ζωή. Ενώ η αργκό, τα emoticons και η ομιλία κειμένου είναι συνήθως εντάξει όταν στέλνετε email σε στενούς φίλους, δεν θα ανταποκρίνονται στην επαγγελματική αλληλογραφία. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς καθαρίζετε τις επικοινωνίες σας όταν χρειάζεται.

Πότε μπορεί να χρειαστεί να στείλετε ένα επαγγελματικό email; Υπάρχει μια σειρά από πιθανότητες. Ίσως χρειαστεί να στείλετε το δικό σας συνοδευτική επιστολή σε πιθανό εργοδότη, α ευχαριστήρια επιστολή σε συνάδελφο που δέχτηκε να είναι α αναφορά , μια επιστολή παραίτησης προς το τρέχον αφεντικό σας ή ένα αίτημα για μια συστατική επιστολή .

Μπορεί να έχετε άλλους λόγους για την αποστολή μη προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στην πραγματικότητα, είναι καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι όλα τα email σας είναι οργανωμένα και επαγγελματικά.

Κάθε φορά που στέλνετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι πολύ σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα είναι τέλειο. Δεν θέλετε να εκτινάξετε μια ευκαιρία κάνοντας λάθη – είτε στον τρόπο αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε στον τρόπο που τα παρακολουθείτε.

Μάθετε τι να συμπεριλάβετε στα μηνύματά σας, τι να μην συμπεριλάβετε και πώς να κλείσετε, να υπογράψετε και να στείλετε τα μηνύματά σας email.

Οδηγίες επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Διαβάστε αυτά τα βήματα για να γράψετε ένα επαγγελματικό email υψηλής ποιότητας και θα κάνετε πάντα εξαιρετική εντύπωση στον παραλήπτη.

Επαγγελματικές οδηγίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εικονογράφηση Melissa Ling. Η ισορροπία

Τι να συμπεριλάβετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

  • Γραμμή θέματος: Η γραμμή θέματος πρέπει να μεταφέρει συνοπτικά τον σκοπό της γραφής σας. Η γραμμή θέματός σας μπορεί να είναι τόσο απλή όσο «Ευχαριστώ» ή «Αίτημα για σύσταση».
  • Χαιρετισμός: Ακόμα κι αν γράφετε ένα πολύ σύντομο email, περιλαμβάνει έναν χαιρετισμό . Εάν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, συμπεριλάβετέ το. Εκτός και αν είστε ονομαστικά με το άτομο, αποκαλέστε το με τον τίτλο του.
  • Μήκος: Κρατήστε το email σας όσο το δυνατόν πιο συνοπτικό. Οι άνθρωποι τείνουν να παραλείπουν μεγάλα email, επομένως περιλαμβάνουν μόνο βασικές πληροφορίες.
  • Κλείσιμο: Αποσύνδεση με ένα σύντομο «Ευχαριστώ», «Καλύτερο» ή μια άλλη απλή αποστολή και μετά το όνομά σας. Οι περισσότεροι λογαριασμοί email σάς επιτρέπουν να ενσωματώνετε μια υπογραφή με το όνομα, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε κάθε email. Είναι ένας καταπληκτικός τρόπος για να κάνετε κάθε αλληλογραφία πιο επαγγελματική.

Τι να μην συμπεριλάβετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

  • Στυλ γραμματοσειράς: Αποφύγετε περίτεχνες, παιχνιδιάρικες ή έγχρωμες γραμματοσειρές. Αυτά απλώς αποσπούν την προσοχή του παραλήπτη από το πραγματικό σας μήνυμα. Αποφύγετε επίσης την υπερβολική χρήση έντονων και πλάγιων γραμμάτων, που κάνουν ένα email να φαίνεται ακατάστατο. Μην γράφεις ούτε με όλα τα κεφαλαία γράμματα. αυτό εμφανίζεται ως θυμωμένο ή υπερβολικά ενθουσιασμένο σε ένα email.
  • Emoticons: Μην συμπεριλάβετε emoticon σε ένα επαγγελματικό email. αποθηκεύστε τα για προσωπική αλληλογραφία.

Συμβουλές για να διασφαλίσετε τέλεια επαγγελματικά μηνύματα email

Αφού γράψετε το email σας, ακολουθήστε όλα αυτά τα βήματα προτού κάνετε κλικ στο κουμπί αποστολή:

  • Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι πλήρες: Ελέγξτε ξανά για να βεβαιωθείτε ότι γραμμή θέματος του email σας είναι συμπληρωμένο, έχετε περιελάμβανε μια υπογραφή , στέλνετε το μήνυμα στο σωστό άτομο επικοινωνίας και έχετε συμπληρώσει το Bcc πεδίο για να στείλετε ένα αντίγραφο στον εαυτό σας, ώστε να έχετε ένα αρχείο του μηνύματος email.
  • Απόδειξη του μηνύματος email σας: Προτού πατήσετε αποστολή, βεβαιωθείτε επίσης ότι έχετε κάνει ορθογραφικό έλεγχο και τη γραμματική και τη χρήση κεφαλαίων. Είναι εξίσου σημαντικά στην αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως είναι σε μια έντυπη επιστολή.
  • Στείλτε ένα δοκιμαστικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Πριν στείλετε πραγματικά το email σας, στείλτε το μήνυμα πρώτα στον εαυτό σας για να ελέγξετε ότι η μορφοποίηση λειτουργεί και ότι τίποτα δεν φαίνεται παράταιρο. Εάν όλα φαίνονται καλά, προχωρήστε και στείλτε το email στην εταιρεία ή το άτομο με το οποίο επικοινωνείτε.
  • Στείλτε ένα αντίγραφο του μηνύματος email στον εαυτό σας: Χρησιμοποιήστε το Bcc πεδίο για να στείλετε ένα αντίγραφο του μηνύματος email στον εαυτό σας, ώστε να έχετε ένα αρχείο για το πότε στείλατε το μήνυμα και σε ποιον το στείλατε. Μπορείτε επίσης να βρείτε αυτές τις πληροφορίες στον απεσταλμένο σας φάκελο.
  • Αρχειοθετήστε τα αντίγραφά σας: Με πολλά προγράμματα email μπορείτε να ρυθμίσετε φακέλους για να διευκολύνετε την εύρεση τυχόν σημαντικών προηγούμενων email. Ρυθμίστε φακέλους για όλα τα email αναζήτησης εργασίας και άλλα επαγγελματικά email και αρχειοθετήστε τα αντίγραφά σας αφού στείλετε τα μηνύματά σας.

Εξετάστε τα παραδείγματα επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δείγμα μηνύματος email #1: Επιστολή παραίτησης

Γραμμή θέματος: Παραίτηση – Μπομπ Σμιθ

Αγαπητή κα Τζόουνς,

Γράφω για να υποβάλω την παραίτησή μου για τη θέση μου ως συντονιστής μονάδας στο Town Hospital, με ισχύ από τις 10 Ιουνίου.

Είμαι περισσότερο ευγνώμων από όσο μπορώ να πω για όλη την υποστήριξη και τη βοήθειά σας τα τελευταία πέντε χρόνια. Η εργασία εδώ ήταν μια πρώτης τάξεως εκπαίδευση στην ομαδική εργασία, τη διοίκηση της υγειονομικής περίθαλψης και την ολοκλήρωση της δουλειάς. Θα μου λείψει η συνεργασία με όλους σας και ελπίζω να μείνετε σε επαφή.

Παρακαλώ ενημερώστε με εάν μπορώ να βοηθήσω κατά τη διάρκεια της μετάβασης.

Με εκτιμιση,

Μπομπ Σμιθ
B.Smith@email.com
555-123-4567

Επεκτείνουν

Δείγμα μηνύματος email #2: Αίτημα παραπομπής

Θέμα: Cynthia Dailey—Αίτημα παραπομπής

Αγαπητή Barbara Cho,

Πρόσφατα στο LinkedIn, εντόπισα μια αγγελία εργασίας για τη θέση του βοηθού μάρκετινγκ στην XYZ Corp. Καθώς ξέρω ότι βρίσκεστε εκεί εδώ και αρκετά χρόνια, αναρωτήθηκα αν θα θέλατε να μου δώσετε μια παραπομπή για τη δουλειά.

Ήμουν ιδιαίτερα ενθουσιασμένος που είδα ότι η δουλειά περιλαμβάνει βαριά συνεργασία με την ομάδα σας στο μάρκετινγκ μέσω email και τις καμπάνιες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Από την τελευταία φορά που δουλέψαμε μαζί στην ABC LLC, απέκτησα μεγάλη εμπειρία με το HubSpot, το Google Analytics και το SurveyMonkey. Θα ήθελα πολύ να χρησιμοποιήσω αυτές τις δεξιότητες για το XYZ.

Έχω επισυνάψει ένα αντίγραφο του βιογραφικού μου και έναν σύνδεσμο στο χαρτοφυλάκιό μου, ώστε να μπορείτε να δείτε την πρόσφατη εμπειρία μου. Παρακαλώ ενημερώστε με εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή εάν θέλετε να δείτε περισσότερα δείγματα της δουλειάς μου.

Καλύτερος,

Σίνθια Ντέιλι

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Επεκτείνουν
  • Ορθογραφία και γραμματική: Ακριβώς επειδή γράφετε ένα email δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε ατημέλητοι όσον αφορά την ορθογραφία και τη γραμματική. Επεξεργαστείτε το email σας προσεκτικά πριν το στείλετε. Ένα μήνυμα χωρίς σφάλματα λέει στον παραλήπτη ότι το email σας πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη.

Βασικά Takeaways

Διατηρήστε το επαγγελματικό: Η επαγγελματική αλληλογραφία θα πρέπει να είναι γυαλισμένη, ακόμα και όταν την στέλνετε μέσω email.

Να είστε συνοπτικοί: Φτάστε στο στόχο σας και να είστε όσο το δυνατόν πιο σαφείς σχετικά με το τι χρειάζεστε ή έχετε να προσφέρετε.

Επεξεργασία, Διόρθωση, Δοκιμή: Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας δεν περιέχει λάθη και τυπογραφικά λάθη. Στείλτε ένα δοκιμαστικό μήνυμα στον εαυτό σας πριν πατήσετε αποστολή.

Κρατήστε αρχείο: Bcc τον εαυτό σας σε σημαντική αλληλογραφία και καταχωρήστε κάθε μήνυμα στον κατάλληλο φάκελο email για μελλοντική αναφορά.

Βασικά Takeaways

Διατηρήστε το επαγγελματικό: Η επαγγελματική αλληλογραφία θα πρέπει να είναι γυαλισμένη, ακόμα και όταν την στέλνετε μέσω email.

Να είστε συνοπτικοί: Φτάστε στο στόχο σας και να είστε όσο το δυνατόν πιο σαφείς σχετικά με το τι χρειάζεστε ή έχετε να προσφέρετε.

Επεξεργασία, Διόρθωση, Δοκιμή: Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας δεν περιέχει λάθη και τυπογραφικά λάθη. Στείλτε ένα δοκιμαστικό μήνυμα στον εαυτό σας πριν πατήσετε αποστολή.

Κρατήστε αρχείο: Bcc τον εαυτό σας σε σημαντική αλληλογραφία και καταχωρήστε κάθε μήνυμα στον κατάλληλο φάκελο email για μελλοντική αναφορά.

Πηγές άρθρου

  1. Sage Journals. ' The Dark Side of a Smiley: Effects of Smiling Emoticons στις εικονικές πρώτες εντυπώσεις ,' Πρόσβαση στις 19 Νοεμβρίου 2019

  2. Γραφείο Προσβασιμότητας στο Διαδίκτυο. ' Οι καλύτερες γραμματοσειρές για χρήση για προσβασιμότητα στο Διαδίκτυο ,' Πρόσβαση στις 19 Νοεμβρίου 2019.

  3. Πανεπιστήμιο του Πίτσμπουργκ. ' Χρήση της δυνατότητας Blind Carbon Copy (BCC) στο email ,' Πρόσβαση στις 19 Νοεμβρίου 2019.