Η σημασία της τεκμηρίωσης στο ανθρώπινο δυναμικό
Η τεκμηρίωση θα σας εξυπηρετήσει καλά, νομικά και ηθικά
••• annebaek / Getty Images
Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων- Τεκμηρίωση σχετικά με ένα αρχείο
- Τύποι Τεκμηρίωσης
- Χρήση Τεκμηρίωσης
- Δείγματα Τεκμηρίωσης Απόδοσης
- Τεκμηρίωση καθυστερήσεων και απουσιών
- Τεκμηρίωση απόδοσης
Η τεκμηρίωση είναι το γραπτό και διατηρημένο αρχείο ενός υπαλλήλου εργασία εκδηλώσεις. Αυτά τα αρχεία αποτελούνται από κρατικά και νομικά εντεταλμένα στοιχεία, έγγραφα που απαιτούνται από την πολιτική και πρακτική της εταιρείας, έγγραφα που προτείνονται από τις βέλτιστες πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού και επίσημη και άτυπη τήρηση αρχείων σχετικά με συμβάντα απασχόλησης.
Τεκμηρίωση σχετικά με ένα αρχείο απασχόλησης
Το αρχείο τεκμηρίωσης ενός υπαλλήλου είναι μια γραπτή αναφορά των ενεργειών, των συζητήσεων του/της, καθοδήγηση απόδοσης περιστατικά, μάρτυρες παραβιάσεων πολιτικής, πειθαρχικές ενέργειες, θετικές συνεισφορές, επιβράβευση και αναγνώριση, έρευνες, αποτυχία εκπλήρωσης απαιτήσεων και στόχων, αξιολόγηση της απόδοσης , κι αλλα.
Σκεφτείτε την τεκμηρίωση απασχόλησης ως το ιστορικό της σχέσης ενός υπαλλήλου με τον οργανισμό σας — για καλό και για κακό.
Η τήρηση αυτών των αρχείων επιτρέπει στον εργοδότη και τον εργαζόμενο να διατηρήσουν ένα γραπτό ιστορικό των γεγονότων και των συζητήσεων που συνέβησαν γύρω από οποιοδήποτε συγκεκριμένο γεγονός. Η τεκμηρίωση της εργασιακής σχέσης παρέχει ένα γραπτό αρχείο που μπορεί να είναι απαραίτητο για την υποστήριξη τέτοιων ενεργειών ως εργαζόμενος προβολή , υπάλληλος αυξήσεις μισθών , και πειθαρχική ενέργεια -συμπεριλαμβανομένου τερματισμός της απασχόλησης .
Η τεκμηρίωση για τους εργαζόμενους, όταν είναι απαραίτητο, είναι γενικά θετική και αρνητική. Είναι πραγματικό, όχι επικριτικό. Περιγράφει τα γεγονότα όπως συμβαίνουν, όχι με βάση τις απόψεις και τις σκέψεις του θεατή για το γεγονός. Η τεκμηρίωση περιγράφει επίσης τις ενέργειες που έγιναν σε αξιοσημείωτες περιπτώσεις, όπως η επίσημη αναγνώριση των εργαζομένων ή η λήψη πειθαρχικών μέτρων.
Θυμηθείτε, πρέπει να δημιουργήσετε τεκμηρίωση όσο το δυνατόν πιο κοντά στο πότε συμβαίνει το περιστατικό, έτσι ώστε τα αρχεία να είναι έγκαιρα, λεπτομερή και ακριβή.
Σε μια νομική διαδικασία, η τεκμηρίωση σχετικά με την προηγούμενη απόδοση ενός εργαζομένου είναι συχνά κρίσιμη για το αποτέλεσμα που βιώνει ο εργοδότης από την εκδήλωση. Ο στόχος είναι να παρουσιάσουμε μια δίκαιη εικόνα της απόδοσης του εργαζομένου χωρίς να εστιάσουμε αποκλειστικά στα αρνητικά συμβάντα.
Τύποι Τεκμηρίωσης
Πολιτικές, διαδικασίες, η εγχειρίδιο εργαζομένου , και σχέδια ανάπτυξης απόδοσης είναι επίσης μορφές τεκμηρίωσης που καταγράφουν αναμενόμενη συμπεριφορά των εργαζομένων και απαιτήσεις στο χώρο εργασίας για τη διατήρηση ενός τακτικού, δίκαιου χώρου εργασίας στον οποίο οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς.
Τα αρχεία είναι επίσης οι γραπτές δηλώσεις του κατηγορουμένου, του κατήγορου και των μαρτύρων σε εχθρικά γεγονότα στο χώρο εργασίας που περιλαμβάνουν ανάρμοστη συμπεριφορά εργαζομένων, όπως π.χ. σεξουαλική παρενόχληση ή άλλη σοβαρή παράβαση.
Αυτή η τεκμηρίωση περιλαμβάνει επίσης μόνιμα αρχεία όπως η υπογεγραμμένη αίτηση απασχόλησης, γραπτή αναφορές απασχόλησης , υλικό εφαρμογής όπως βιογραφικά και συνοδευτικές επιστολές και έλεγχοι ιστορικού. Κρατήθηκε εκτός από το φάκελος προσωπικού των εργαζομένων , άλλα χαρτιά όπως το έντυπο Ι-9 (που επαληθεύει την καταλληλότητα του εργαζομένου να εργαστεί στις ΗΠΑ) διατηρείται επίσης, όπως και τα ιατρικά αρχεία, Δίσκοι FMLA , και ούτω καθεξής.
Η τεκμηρίωση μπορεί επίσης να είναι άτυπη όπως στο αρχείο ενός διευθυντή των συζητήσεων του/της με έναν υπάλληλο κατά τη διάρκεια ενός έτους. Είναι σημαντικό ότι διαχειριστές διατηρούν αυτήν την τεκμηρίωση για όλα τα μέλη του προσωπικού που αναφέρουν. Κανένας υπάλληλος δεν πρέπει να ξεχωρίζει λόγω απόδοσης στην τεκμηρίωση. Αυτή η μεταχείριση ενός εργαζομένου διαφορετικά από τους άλλους θα μπορούσε να ερμηνευθεί ως διάκριση σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Η τεκμηρίωση μπορεί να είναι επίσημη και να διατηρείται στο χώρο του εργαζομένου φάκελος προσωπικού . Οι εργαζόμενοι αναμένεται να υπογράψουν αυτήν την τεκμηρίωση για να αναγνωρίσουν ότι έχουν λάβει ένα αντίγραφο και έχουν εξετάσει το περιεχόμενο στο σύνολό τους. Η υπογραφή του υπαλλήλου δεν υποδηλώνει συμφωνία με τις δηλώσεις στα έγγραφα.
Χρήση Τεκμηρίωσης
Συνιστάται επίσης η τεκμηρίωση κρίσιμων περιστατικών, θετικών ή αρνητικών, έτσι ώστε οι διευθυντές να έχουν αρχείο απόδοσης των εργαζομένων που εκτείνεται σε μια χρονική περίοδο.
Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν την τεκμηρίωση που διατηρούν με άλλους τρόπους. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν διαδικασίες, οδηγίες εργασίας και οδηγίες λογισμικού υπολογιστή για να αναφέρουμε μερικά, αλλά για τους σκοπούς της λειτουργίας του ανθρώπινου δυναμικού, αυτές είναι οι συνήθεις χρήσεις της τεκμηρίωσης. Η επόμενη ενότητα περιγράφει οδηγίες σχετικά με τον τρόπο τεκμηρίωσης κατάλληλα .
Δείγματα Τεκμηρίωσης Απόδοσης
Η τεκμηρίωση σχετικά με την απόδοση ενός υπαλλήλου θα σας το επιτρέψει πειθαρχία , περατώ , ή αρκετά προωθήστε, επιβραβεύστε και αναγνωρίζω υπαλλήλους. Χωρίς τεκμηρίωση, είναι δύσκολο να υποστηρίξετε οποιαδήποτε από αυτές τις ενέργειες και δυνητικά επικίνδυνο για τον εργοδότη.
Ο εργοδότης πρέπει να αποφεύγει τυχόν πιθανές κατηγορίες σχετικά με το μεταχείριση των εργαζομένων . Πέρα από όλες τις νομιμότητες, οι καλοί εργοδότες θέλουν να δημιουργήσουν ένα εργασιακό περιβάλλον που να είναι δίκαιο, συνεπές και να υποστηρίζει τους στόχους των εργαζομένων και τα σχέδια σταδιοδρομίας.
Αυτό το περιβάλλον υποστηρίζεται από την επαγγελματική τεκμηρίωση του διευθυντή σχετικά με την απόδοση των εργαζομένων—τόσο την εγκωμιαστική συμπεριφορά όσο και τις ενέργειες που χρειάζονται διόρθωση ή βελτίωση. Ο τρόπος τεκμηρίωσης αυτών συζητήθηκε νωρίτερα λεπτομερώς. Οι ακόλουθες καταστάσεις σάς δίνουν περισσότερα παραδείγματα κατάλληλης τεκμηρίωσης.
Τεκμηρίωση καθυστερήσεων και απουσιών
Λανθασμένος:
Ο Μαρκ συνήθως αργεί στη δουλειά. Ο Μαρκ χάνει πάρα πολλή δουλειά.
Σωστά:
1 Απριλίου: Ο Μαρκ τηλεφώνησε άρρωστος και έχασε οκτώ ώρες δουλειάς.
4 Απριλίου: Ο Μαρκ έφτασε στη δουλειά στις 10 π.μ., δύο ώρες καθυστέρηση από την προγραμματισμένη ώρα έναρξης.
6 Απριλίου: Ο Μαρκ προγραμμάτισε ένα ραντεβού με έναν γιατρό και στη συνέχεια, έμεινε σπίτι για να εγκαταστήσει έναν νέο φούρνο.
12 Απριλίου: Ο Μαρκ τηλεφώνησε άρρωστος και έχασε οκτώ ώρες δουλειάς.
Τεκμηρίωση απόδοσης
Λανθασμένος:
Η Μαίρη είναι αναξιόπιστη. Δεν κάνει σχεδόν ποτέ αυτό που δεσμεύτηκε να κάνει.
Σωστά:
2 Μαΐου: Η Mary υποσχέθηκε ότι το πρώτο προσχέδιο της πρότασης προϊόντος θα ήταν διαθέσιμο για έλεγχο στη σημερινή εβδομαδιαία συνάντηση. Η Μαίρη δεν προσκόμισε ένα προσχέδιο εγγράφου όπως αναμενόταν. Είπε ότι ήταν πολύ απασχολημένη και οι άνθρωποι των οποίων τη βοήθεια χρειαζόταν δεν την είχαν ξανασυναντήσει.
Ο διευθυντής απάντησε: Τι βοήθεια χρειαζόσασταν; Πληροφορίες? Ποιος δεν σας έχει επιστρέψει και τι χρειαζόσασταν από αυτούς;
Ο Καρλ και ο Μάικλ έπρεπε να ενημερώσουν τη Μαίρη για την πρόοδό τους.
Τι σας κάνει τόσο απασχολημένους που δεν είχατε χρόνο να τηρήσετε τη δέσμευσή σας; Αναλαμβάνει πάρα πολλές δεσμεύσεις με περιορισμένες ώρες για να τις εκπληρώσει.
Τι μπορώ να κάνω για να σε βοηθήσω;
Πότε θα διαθέσετε το προσχέδιο εγγράφου για έλεγχο;
Συμπερασματικά
Αυτά τα δείγματα παρέχουν μια επισκόπηση της εμφάνισης της αποτελεσματικής τεκμηρίωσης έναντι της τεκμηρίωσης που είναι γραμμένη εσφαλμένα. Ακολουθήστε αυτήν τη συμβουλή για να τεκμηριώσετε αποτελεσματικά και νομικά τις πολιτικές, τις επιδόσεις και τα συμβάντα στον χώρο εργασίας σας.
Λάβετε υπόψη ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες, αν και είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για την ακρίβεια και τη νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από ένα παγκόσμιο κοινό και εργατική νομοθεσία και οι κανονισμοί διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία και από χώρα σε χώρα. Σας παρακαλούμε αναζητήστε νομική βοήθεια , ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.