Δεξιότητες & Λέξεις-Κλειδιά

Microsoft Office Skills για βιογραφικά & συνοδευτικές επιστολές

Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων

The Balance, 2018

Εργοδότες Σε πολλούς κλάδους αναμένουν από τα άτομα που αναζητούν εργασία να έχουν δεξιότητες Microsoft Office (MS). Ακόμη και με την άνοδο του Google Drive, ενός δημοφιλούς ανταγωνιστή, το Microsoft Office παραμένει το πιο προτιμώμενο λογισμικό παραγωγικότητας σε επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Μπορεί να μην χρειάζεται να είστε ειδικός στο MS Office για την επόμενη εργασία σας, αλλά θα βελτιώσετε τη δουλειά σας προοπτικές εργασίας και σκεφτείτε για περισσότερους ρόλους, αν είστε τουλάχιστον εξοικειωμένοι με τα βασικά.

Επιπλέον, εάν κάνετε αίτηση για οποιοδήποτε είδος διοικητική θέση , θα πρέπει να γνωρίζετε καλά τη χρήση προγραμμάτων του Office για τις καθημερινές σας εργασίες. Πιθανότατα, ο υπεύθυνος προσλήψεών σας θα αναμένει υψηλό επίπεδο επάρκειας στο MS Office.

Για θέσεις υψηλού επιπέδου, ο εργοδότης σας θα περιμένει από εσάς να έχετε τουλάχιστον μια βασική επάρκεια στο MS Word και MS Excel .

Ποιες δεξιότητες του Microsoft Office χρειάζεστε;

Το MS Office περιλαμβάνει μια ποικιλία εφαρμογών επιφάνειας εργασίας. Τα πιο συνηθισμένα είναι το Excel για υπολογιστικά φύλλα, το Outlook για email, το PowerPoint για παρουσιάσεις και το Word για επεξεργασία κειμένου.

Αν και η επόμενη εργασία σας μπορεί να χρησιμοποιεί έναν αριθμό εφαρμογών του Microsoft Office, πολλές θέσεις απαιτούν καθημερινή χρήση ενός ή και των δύο, MS Excel, MS Word και MS PowerPoint. Οι παρακάτω περιγραφές καλύπτουν δεξιότητες μέσα σε αυτά τα προγράμματα που μπορεί να απαιτήσει ένας εργοδότης, ώστε να μπορείτε να τις αναπτύξετε όπως είναι απαραίτητο και να τις συμπεριλάβετε στο ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ .

Τύποι δεξιοτήτων του Microsoft Office

MS Excel

Ενδέχεται να λάβετε πρόσθετη προσοχή από πιθανούς εργοδότες εάν τους ενημερώσετε ότι το επίπεδο δεξιοτήτων σας στο MS Excel περιλαμβάνει γνώση και εμπειρία στη χρήση των ακόλουθων λειτουργιών:

  • Συγκεντρωτικοί πίνακες: Μπορείτε να διαχειριστείτε, να ταξινομήσετε και να αναλύσετε δεδομένα με διάφορους τρόπους χρησιμοποιώντας το Excel, εάν είστε σε θέση να κυριαρχήσετε στην τέχνη του συγκεντρωτικού πίνακα. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες εκτελούν αυτόματες ενέργειες όπως η ταξινόμηση και ο μέσος όρος για να σας βοηθήσουν να αναλύσετε γρήγορα τα δεδομένα, χρησιμοποιώντας τύπους, ταξινομήσεις και άλλες συναρτήσεις που διαφορετικά θα χρειάζονταν ώρες για να εξαχθούν για ανάλυση δεδομένων.
  • Λειτουργίες τύπου: Η γνώση του πώς να χρησιμοποιείτε βασικούς τύπους στο Excel μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα που παρέχουν πραγματική αξία στον εργοδότη σας. Εξοικειωθείτε με τους τύπους για απλούς μαθηματικούς υπολογισμούς και, στη συνέχεια, μάθετε κοινές δεξιότητες, όπως πώς να συνδέετε δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο σε άλλο, πώς να βρίσκετε πληροφορίες σε μεγάλα σύνολα δεδομένων χρησιμοποιώντας τύπους όπως το VLOOKUP και πώς να χρησιμοποιείτε τις συναρτήσεις φίλτρου και υποσυνόλου για να ταξινομήσετε και να παρουσιάσετε δεδομένα σε οπτικά ελκυστικές μορφές.
  • Μορφοποίηση: Δεν υπάρχει κανόνας που να λέει ότι τα υπολογιστικά φύλλα πρέπει να είναι άσχημα ή βαρετά. Τα υπολογιστικά φύλλα που έχουν μορφοποιηθεί με χρήση σταθερού μεγέθους γραμματοσειράς, χρωμάτων για συγκεκριμένη επωνυμία και ομοιόμορφης απόστασης θα γίνονται καλύτερα αποδεκτά από τους συναδέλφους και τα αφεντικά. Πέρα από τα βασικά στοιχεία της δημιουργίας υπολογιστικών φύλλων οπτικά εύγευστα, το Excel παρέχει μια σειρά από επιλογές μορφοποίησης που μπορείτε να εφαρμόσετε για να κάνετε τα δεδομένα σας πιο ευανάγνωστα και αισθητικά πιο ευχάριστα. Μην υποτιμάτε τη δύναμη ενός καλά τοποθετημένου διαχωριστικού γραμμών ή ενός συνδυασμού χρωμάτων που εφαρμόζεται με φειδώ.

MS Word

Για γραπτό λόγο διαβιβάσεις στις επιχειρήσεις, το MS Word είναι το σύστημα επιλογής. Οι περισσότεροι εργοδότες θα αναζητήσουν υποψηφίους που μπορούν να εκτελέσουν τις ακόλουθες εργασίες στο MS Word.

  • Μορφοποίηση & Ρύθμιση σελίδας: Πολλοί άνθρωποι αισθάνονται ότι δεν μπορούν να κατανοήσουν τα βασικά των φαινομενικά δύσχρηστων λειτουργιών μορφοποίησης και ρύθμισης σελίδας του MS Word. Θα σας ωφελήσει πολύ να μάθετε τα βασικά αυτών των λειτουργιών, επειδή αποτελούν τον πυρήνα της χρήσης του MS Office. Η μορφοποίηση μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως προσαρμοσμένες επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες, πολλές στήλες, αρίθμηση σελίδων και επιλογές γραμματοσειράς και χρωμάτων.
  • Κατασκευή και επεξεργασία προτύπων: Μόλις δημιουργήσετε κάτι που σας αρέσει, μπορείτε να αποθηκεύσετε το πρότυπο και να το χρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά.
  • Χρήση SmartArt & Text Boxes: Το MSWord είναι εξαιρετικό για έγγραφα που δεν βασίζονται σε κείμενο. Είναι επίσης χρήσιμο για πράγματα όπως φυλλάδια και σήμανση. Το Word διευκολύνει τη δημιουργία ενός φυλλαδίου μόλις μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το SmartArt και τα πλαίσια κειμένου. Τα σχήματα και τα πλαίσια κειμένου μπορεί μερικές φορές να είναι δυσκίνητα, επειδή είναι πιο δύσκολο να τα κάνετε να επικαλύπτονται και μερικές φορές μπορεί να πηδούν γύρω από τη σελίδα, αλλά μόλις το καταλάβετε και κατανοήσετε τις ιδιορρυθμίες, θα γίνετε κύριος.
  • Παρακολούθηση αλλαγών: Εάν εξετάζετε ένα προσχέδιο της δουλειάς κάποιου άλλου, είναι σημαντικό να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Track Changes, η οποία εμφανίζει τυχόν αλλαγές από το αρχικό κείμενο, όπως προστιθέμενες ή διαγραμμένες λέξεις ή ενημερώσεις σε μορφοποίηση, με διαφορετικό χρώμα, υπογραμμισμένη γραμματοσειρά. Η γνώση του τρόπου εισαγωγής σχολίων είναι επίσης σημαντική, και μπορείτε να βρείτε και τις δύο αυτές λειτουργίες στην καρτέλα Αναθεώρηση.

Εάν προτιμάτε να μην χρησιμοποιείτε το Photoshop ή δεν έχετε πρόσβαση σε επαγγελματικό ψηφιακό σχέδιο, το MS Word και ο Publisher κάνουν εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις σε απλά έργα οπτικού σχεδιασμού χρησιμοποιώντας εικόνες, σχήματα, χρώματα και άλλα στοιχεία σχεδίασης.

MS PowerPoint

Το PowerPoint είναι λογισμικό παρουσίασης. Επιτρέπει στον σχεδιαστή να δημιουργήσει μια μεγάλη ποικιλία προσαρμοσμένων διαφανειών για προβολή σε μια οθόνη. Οι εργοδότες θα αναζητήσουν υποψηφίους που μπορούν να δημιουργήσουν μια παρουσίαση στο PowerPoint που περιλαμβάνει κείμενο, εικόνες, γραφικά και πίνακες υπολογιστικών φύλλων. Το PowerPoint έχει πολλές δυνατότητες, όπως σκιές, ήχους και μεταβάσεις διαφανειών. Όσοι είναι έμπειροι στο PowerPoint θα ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν τις σωστές δυνατότητες για έμφαση, χωρίς να υπερβαίνουν τα όρια με πάρα πολλούς περισπασμούς.

  • Προσαρμοσμένες διαφάνειες και πρότυπα: Οι εργοδότες θέλουν κάποιον που να μπορεί να δημιουργήσει μια ελκυστική διαφάνεια από την αρχή και να κατανοεί τα βασικά σχεδιαστικά στοιχεία της σύνθεσης, του χρώματος και της ισορροπίας. Ένας επιτυχημένος υποψήφιος θα μπορεί επίσης να εισάγει νέα δεδομένα σε ένα υπάρχον πρότυπο.
  • Κινουμένων σχεδίων: Η προσθήκη κινούμενων εικόνων σε κείμενο και εικόνες προσθέτει ένα επίπεδο ενθουσιασμού σε κάθε διαφάνεια. Τα κινούμενα σχέδια επιτρέπουν στα στοιχεία της σελίδας να μεγεθύνουν ή να ξεθωριάζουν μέσα και έξω. Οι εργοδότες θα προτιμήσουν τους υποψηφίους που μπορούν να χρησιμοποιήσουν με γούστο και στοχαστικό τρόπο αυτό το χαρακτηριστικό χωρίς να ξεπεράσουν την κορυφή.

Η εργασία με το MS Office μπορεί να είναι διασκεδαστική και ανταποδοτική. Οι δεξιότητες του Microsoft Office είναι χρήσιμες σε σχεδόν οποιονδήποτε ρόλο, αλλά ειδικά σε ένα περιβάλλον στο χώρο εργασίας όπου οι διοικητικές εργασίες εκτιμώνται.

Σκεφτείτε προσθέτοντας μια ενότητα δεξιοτήτων στο βιογραφικό σας για να αναδείξετε τις πιο πολύτιμες δεξιότητές σας.

Αναβαθμίστε τις δεξιότητές σας και ετοιμαστείτε να μιλήσετε για το τι μπορείτε να κάνετε με το MS Office στην επόμενη συνέντευξή σας.

Περισσότερες δεξιότητες Microsoft Office

  • MS Outlook
  • Εκδότης MS
  • Πιστοποιήσεις MS
  • OneDrive
  • Μια σημείωση
  • Διαγράμματα
  • Διαμόρφωση ρυθμίσεων email
  • Ηλεκτρονικές επαγγελματικές κάρτες
  • Γραπτή επικοινωνία
  • Συνεργασία
  • Οργάνωση ψηφιακού αρχείου/φακέλου
  • Δημιουργία Φόρμας
  • Δημιουργία ετικέτας
  • Ψηφιακές Παρουσιάσεις
  • Δημιουργία ερωτήματος
  • Δημιουργία Slideshow
  • Ανάλυση δεδομένων
  • Διαχείρηση βάσης δεδομένων
  • Φίλτρα email
  • Συνημμένα email
  • Ελεγχος γραμματικής
  • Συγχώνευση αλληλογραφίας
  • Εγκατάσταση σελίδας
  • Ρυθμίσεις εκτύπωσης
  • Χρονοδρομολόγηση
  • Υπογραφές email
  • Κοινή χρήση εγγράφων
  • Ορθογραφικός έλεγχος
  • Σχέδιο

Πώς να κάνετε τις δεξιότητές σας να ξεχωρίζουν

ΠΡΟΣΘΕΣΤΕ ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΣΤΟ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΑΣ: Κάθε εργασία απαιτεί διαφορετικές δεξιότητες και εμπειρίες, γι' αυτό φροντίστε να διαβάσετε προσεκτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας και να εστιάσετε στο σχετικές εργασιακές δεξιότητες που αναφέρονται από τον εργοδότη .

ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕ ΤΙΣ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΣΤΗ ΣΥΝΔΥΤΙΚΗ ΣΑΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Χρησιμοποιήστε τις παραπάνω δεξιότητες όπως εσείς δημιουργήστε το γράμμα σας . Για κάθε δεξιότητα που συμπεριλαμβάνετε, φανταστείτε ότι παίρνετε συνέντευξη και πρέπει να δώσετε ένα παράδειγμα χρόνου που χρησιμοποιήσατε τη δεξιότητα.

ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΛΕΞΕΙΣ ΔΕΞΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΑΣ: Κατά τη διάρκεια σας συνέντευξη , να είστε έτοιμοι να συζητήσετε τα χαρακτηριστικά που γνωρίζετε και τι μπορείτε να κάνετε.

Πηγές άρθρου

  1. Microsoft. ' Προϊόντα Γραφείου .' Πρόσβαση στις 31 Μαρτίου 2020.