Πρέπει το γραφείο σας να έχει πολιτική καθαρού γραφείου;

••• Silvia Jansen/Getty

Πίνακας περιεχομένωνΕπεκτείνουνΠίνακας περιεχομένων

• Πώς είναι αυτή η πολιτική;
• Εμπιστευτικές πληροφορίες?
• Πελάτες στο γραφείο σας;
• Είναι Σημαντική η Δημιουργικότητα;
• Πώς είναι η απόδοση των εργαζομένων;

Ενώ κάποιοι θα ισχυρίζονταν ότι ένα καθαρό, οργανωμένο γραφείο είναι καλύτερο για την παραγωγικότητα, την ασφάλεια και τη συμβατικότητα, πολλοί υποστηρίζουν ότι ένα ακατάστατο, αποδιοργανωμένο γραφείο είναι ένα ισχυρότερο όχημα για τη δημιουργικότητα.

Εάν προσπαθείτε να αποφασίσετε εάν θα εφαρμόσετε ή όχι μια πολιτική καθαρού γραφείου στην εταιρεία σας, η απάντηση εξαρτάται από την επιχείρησή σας και τους υπαλλήλους σας. Ακολουθούν πολλές ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να οδηγηθείτε στη σωστή κατεύθυνση.

Πώς είναι μια πολιτική καθαρού γραφείου;

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εφαρμόσετε μια πολιτική καθαρού γραφείου. Μπορείτε να θεσπίσετε μια πολιτική που να δηλώνει ότι όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν καθαρά γραφεία χωρίς χαρτιά όταν πηγαίνουν σπίτι το βράδυ. Ή, μπορείτε να έχετε έναν κανόνα που απαγορεύει προσωπικά αντικείμενα και λέει ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να απορρίψουν όλα όσα δεν εργάζονται ενεργά. Οι λόγοι για αυτό μπορεί να διαφέρουν, αλλά ένα σημαντικό επιχείρημα υπέρ μιας πολιτικής καθαρού γραφείου είναι αυτό που στοχεύει στην προστασία ευαίσθητων ή διαβαθμισμένων πληροφοριών.

Μπορείτε να επιλέξετε αυτό που πιστεύετε ότι είναι κατάλληλο για τις ανάγκες της εταιρείας σας, αλλά να έχετε κατά νου: Αυτό που κάνετε ως οργανισμός, πώς παρέχετε το προϊόν ή την υπηρεσία σας και ποιος εργάζεται για εσάς βαρύνουν όλα τα πράγματα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Ασχολείστε με εμπιστευτικές πληροφορίες;

Φυσικά, κάθε επιχείρηση έχει ορισμένες εμπιστευτικές πληροφορίες. Δεν θέλετε τα οικονομικά σας να μένουν χωρίς επίβλεψη, ούτε θέλετε οι πληροφορίες σύνδεσης να είναι σε κοινή θέα. Πρέπει επίσης να κρατάτε πάντα σχέδια βελτίωσης της απόδοσης κάτω από κλειδαριά και κλειδί.

Ορισμένες εταιρείες ασχολούνται με πιο εμπιστευτικές πληροφορίες από άλλες, και αυτές οι πληροφορίες πρέπει να παραμένουν κρυφές—ακόμα και από τα μάτια άλλων εργαζομένων ή του συνεργείου νυχτερινής καθαριότητας. Η πολιτική καθαρού γραφείου σας καλύπτει αυτά τα έγγραφα και οτιδήποτε άλλο δεν θέλετε να βλέπουν οι άνθρωποι.

Συναντάτε πελάτες στο γραφείο σας;

Δεν χρειάζεται να έχετε την ίδια πολιτική καθαρού γραφείου για κάθε διαφορετική περιοχή της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε πελάτες που επισκέπτονται τακτικά τη ρεσεψιόν, μπορεί να χρειαστείτε μια αυστηρότερη πολιτική καθαρισμού γραφείου για τη συγκεκριμένη περιοχή. Όχι μόνο θέλετε να εξασφαλίσετε εμπιστευτικό υλικό, αλλά μπορεί επίσης να προτιμάτε τα γραφεία να φαίνονται ακατάστατα όταν φτάνουν οι επισκέπτες.

Οι χώροι εργασίας που είναι γεμάτοι με προσωπικά αντικείμενα μπορεί να αναδίδουν μια αντιεπαγγελματική εμφάνιση. Έτσι, μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε έναν κανόνα που λέει ότι δεν επιτρέπονται προσωπικά αντικείμενα στα θρανία, σε αντίθεση με την αστυνόμευση του χώρου εργασίας σας όλη την ημέρα.

Για άτομα back-office, Η εμφάνιση είναι πολύ λιγότερο κρίσιμη . Εάν τα μόνα άτομα που μπαίνουν ποτέ στο οικονομικό τμήμα είναι οι σημερινοί υπάλληλοι, τότε μπορεί να θέλετε να τους επιτρέψετε να κρατήσουν τα γραφεία τους όπως θέλουν.

Είναι Σημαντική η Δημιουργικότητα;

Μια μελέτη του 2013 που διεξήχθη από την ψυχολόγο Kathleen Vohs, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ένα ακατάστατο γραφείο αύξησε τη δημιουργικότητα και ενθάρρυνε τη φαντασία. Οι συμμετέχοντες βρήκαν πιο δημιουργικές ιδέες μετά από εργασία σε ένα ακατάστατο περιβάλλον από εκείνους που εργάζονταν σε ένα καθαρό και τακτοποιημένο περιβάλλον. Άλλοι συμμετέχοντες ήταν πιο πρόθυμοι να δοκιμάσουν νέα προϊόντα όταν οι ερευνητές τα εισήγαγαν σε ένα ακατάστατο περιβάλλον, ενώ τα τακτοποιημένα περιβάλλοντα οδήγησαν σε συνέδρια, υγιεινές επιλογές τροφίμων και γενικά να το παίζουν με ασφάλεια.

Υπάρχουν σκαμπανεβάσματα στην ψυχολογία των εργαζομένων όταν επιλέγετε την κατάσταση του γραφείου σας. Ενώ τα υγιεινά σνακ είναι καλά για όλους, δεν θέλετε να χάσετε τη δημιουργικότητα των εργαζομένων. Για παράδειγμα, το να πείτε στο τμήμα τέχνης σας να διατηρεί τα γραφεία τακτοποιημένα και τακτοποιημένα μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλότερη ποιότητα εργασίας.

Πώς είναι η απόδοση των εργαζομένων;

Ένας κορυφαίος υπάλληλος που δεν ασχολείται με εμπιστευτικές πληροφορίες (ή που έχει μια πόρτα που κλειδώνει) μπορεί να μην δεχτεί ευγενικά την απαίτησή σας να απορρίπτει κάθε κομμάτι χαρτί κάθε βράδυ. Επιτρέποντας σε κάθε εργαζόμενο να εργάζεται σε ένα περιβάλλον που του ταιριάζει, θα είστε ενθαρρύνοντας την επιτυχία τους .

Εάν έχετε έναν υπάλληλο που αντιμετωπίζει προβλήματα με ένα ακατάστατο γραφείο, η εφαρμογή μιας πολιτικής καθαρού γραφείου μπορεί να βοηθήσει στην απόδοσή του.

Θυμήσου, καθαρό δεν σημαίνει οργανωμένο και ακατάστατο δεν σημαίνει άτακτο.

Ένας υπάλληλος που σκουπίζει τα πάντα σε ένα συρτάρι στο τέλος της ημέρας δεν θα είναι απαραίτητα πιο παραγωγικός από έναν υπάλληλο με ένα ακατάστατο αλλά συντηρημένο γραφείο.

Η κατώτατη γραμμή

Πάρτε την απόφασή σας για μια πολιτική καθαρού γραφείου με βάση τις πραγματικές ανάγκες της εταιρείας και των εργαζομένων σας και όχι μια εξιδανικευμένη άποψη για το πώς πρέπει να μοιάζει ένα γραφείο. Ευτυχισμένοι, παραγωγικοί εργαζόμενοι είναι αυτό που χρειάζεστε—μερικές φορές μια πολιτική καθαρού γραφείου σας βοηθά να φτάσετε εκεί, και μερικές φορές όχι.

Πηγές άρθρου

1. Σύλλογος για την Ψυχολογική Επιστήμη. ' Τακτοποιημένο γραφείο ή ακατάστατο γραφείο; Το καθένα έχει τα πλεονεκτήματά του ,' Πρόσβαση στις 23 Σεπτεμβρίου 2019.

   
   

2. SANS Consensus Policy Resource Community. ' Πολιτική καθαρισμού γραφείου , Σελίδα 1–2. Πρόσβαση στις 23 Σεπτεμβρίου 2019.